หากพบว่ารายการเดินบัญชีธนาคารถูก จับคู่กับเอกสารผิด หรือต้องการเปลี่ยนไปจับคู่กับเอกสารอื่นให้ถูกต้อง ไม่ต้องยกเลิกการจับคู่แล้วทำใหม่ทั้งหมด
ในหน้า กระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) สามารถเข้าไป แก้ไขการจับคู่ ของรายการนั้นได้โดยตรง แล้วเลือกเอกสารที่ถูกต้องมาจับคู่ใหม่ โดยการแก้ไขมี 5 ขั้นตอน ดังนี้
1. เปิดมุมมองแบบเปรียบเทียบ
ที่หน้ากระทบยอดบัญชีธนาคาร ให้สลับไปที่ แสดงแบบเปรียบเทียบ (ปุ่มมุมขวาบน) เพื่อดูรายการเดินบัญชีจากธนาคาร (ฝั่งซ้าย) และเอกสารใน FlowAccount (ฝั่งขวา) เทียบกัน รายการที่กระทบยอด/จับคู่แล้วจะมีเครื่องหมายถูกสีเขียว
2. เลือกรายการที่จับคู่ไว้ที่ต้องการแก้ไข
คลิกเลือกรายการที่จับคู่ไว้แล้วและต้องการแก้ไข โดยเลือกจาก รายการฝั่งซ้าย (รายการเดินบัญชีธนาคาร) หรือ รายการฝั่งขวา (เอกสาร FlowAccount) ก็ได้ เมื่อเลือกแล้วแถบเครื่องมือด้านล่างจะแสดง พร้อมแสดงยอด เงินธนาคาร, เงินเอกสาร และ ผลต่าง
3. คลิกไอคอนแก้ไข
ที่แถบเครื่องมือด้านล่าง คลิก ไอคอนแก้ไข (รูปดินสอ) เพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไขการจับคู่ ระบบจะแสดงเอกสารที่จับคู่อยู่เดิมให้เห็น พร้อมให้เลือกเอกสารใหม่ได้
4. เลือกรายการเอกสารใหม่ให้ถูกต้อง
ที่แผงฝั่งขวา (เอกสาร FlowAccount) เอกสารที่จับคู่อยู่เดิมจะถูกติ๊กเลือกไว้ ให้ ติ๊กออกจากรายการที่ผิด แล้ว ติ๊กเลือกเอกสารที่ถูกต้อง ระบบจะคำนวณยอด เงินเอกสาร และ ผลต่าง ใหม่ให้ทันทีตามเอกสารที่เลือก
5. กดยืนยันการแก้ไข
เมื่อเลือกเอกสารที่ถูกต้องแล้ว กด ยืนยันการแก้ไข เพื่อบันทึกการจับคู่ใหม่
- ถ้า ผลต่าง = 0.00 (เงินธนาคารเท่ากับเงินเอกสาร) การแก้ไขจะเสร็จสมบูรณ์ทันที
- ถ้ายังมี ผลต่าง เหลืออยู่ ระบบจะให้เลือก บันทึกบัญชีผลต่าง ได้ เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย หรือส่วนต่างจากการปัดเศษ โดยระบบจะสร้างสมุดรายวันให้อัตโนมัติเพื่อปิดผลต่างนั้น
ข้อควรรู้
- การแก้ไขการจับคู่ทำได้ในมุมมองเปรียบเทียบ และโหมดดูรายการ — หากใช้งานในมุมมองแสดงรายการต้องสลับไปที่ แสดงแบบเปรียบเทียบ ก่อน จึงจะเห็นเอกสารฝั่ง FlowAccount และแก้ไขการจับคู่ได้
- รายการที่จับคู่แล้วดูได้จากไอคอนลิงก์และเครื่องหมายถูกสีเขียว — ใช้สังเกตว่ารายการไหนจับคู่/กระทบยอดแล้ว ก่อนเลือกเข้าไปแก้ไข
- จับคู่ได้มากกว่า 1 เอกสารต่อรายการธนาคาร — ในขั้นเลือกเอกสารใหม่ ติ๊กได้หลายรายการ ระบบจะรวมยอดเอกสารที่เลือกทั้งหมดมาเทียบกับยอดธนาคาร
- ถ้ามีผลต่าง ต้องจัดการผลต่างก่อนจึงจะกระทบยอดครบ — เลือกบันทึกบัญชีผลต่าง (ระบบสร้างสมุดรายวันให้) เพื่อปิดส่วนต่าง มิฉะนั้นรายการจะยังกระทบยอดไม่สมบูรณ์
- ถ้าต้องการยกเลิกการจับคู่ทั้งหมด ใช้ปุ่ม “ยกเลิก” — ต่างจากการแก้ไข การกด ยกเลิก จะปลดการจับคู่ของรายการนั้นออกทั้งหมด แล้วรายการจะกลับไปเป็นยังไม่กระทบยอด
