เมนูเตรียมจ่ายเงิน และใบเตรียมจ่าย เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยให้นักบัญชีหรือแอดมิน ที่ต้องจัดเตรียมค่าใช้จ่าย สามารถรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่มีผู้จำหน่ายเดียวกันและสกุลเงินเดียวกันให้เป็นยอดเดียวกันเพื่อชำระครั้งเดียวได้ อีกทั้งยังสามารถส่งเมลแจ้งเตือนผู้อนุมัติชำระเงินเมื่อทำการจัดเตรียมรายจ่ายเรียบร้อยแล้ว
วิธีการใช้งานเมนูเตรียมจ่ายเงิน และใบเตรียมจ่าย
- สร้างใบเตรียมจ่าย จากเมนูเตรียมจ่ายเงิน
- คลิกปุ่มสร้างใหม่ที่เมนูเตรียมจ่ายเงิน
- เลือกผู้จำหน่ายที่ต้องการนำเอกสารมาสร้างใบเตรียมจ่าย
- เลือกเอกสารที่ปรากฎใน pop up แล้วคลิกเพิ่มรายการเอกสาร
- ระบบสร้างใบเตรียมจ่ายให้
- สร้างจากการเลือกค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้า
- คลิก check box หน้าค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้าของ Vendor คนเดียวกัน ที่ต้องการนำไปรวมเพื่อสร้างใบเตรียมจ่าย
- คลิกที่เพิ่มเติม จากนั้นเลือกสร้างใบเตรียมจ่าย
- ระบบจะนำเอกสารที่เลือกไปสร้างเอกสารใบเตรียมจ่ายให้
- เอกสารที่นำมาสร้างใบเตรียมจ่ายจะเปลี่ยนสถานะเป็น “รอชำระเงิน” ซึ่งถ้าใบเตรียมจ่ายเปลี่ยนสถานะเป็น “ชำระเงินแล้ว” เอกสารค่าใช้จ่ายที่นำมาสร้างใบเตรียมจ่ายก็จะเปลี่ยนสถานะเป็น “ชำระเงินแล้ว” เช่นกัน
- สร้างจากสถานะเอกสารค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้า
- คลิกที่สถานะของเอกสารค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้าที่ต้องการสร้างเป็นใบเตรียมจ่าย วิธีการนี้จะได้เอกสารค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้าในใบเตรียมจ่ายเพียงใบเดียว แต่สามารถเพิ่มเอกสารได้ภายหลังที่ใบเตรียมจ่าย
- เลือกสถานะสร้างใบเตรียมจ่าย
- ระบบสร้างใบเตรียมจ่ายให้
การแชร์เอกสารให้ผู้อนุมัติจ่ายเงิน
- เมื่อเตรียมจ่ายเรียบร้อยให้คลิกที่ แชร์
- ระบุอีเมลของผู้อนุมัติจ่ายเงิน
- คลิกส่งอีเมล
- ผู้อนุมัติจ่ายเงินจะได้รับอีเมลที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับใบเตรียมจ่าย ซึ่งสามารถคลิกลิงค์ไปที่เอกสารเตรียมจ่ายในระบบ หรือตรวจสอบเอกสาร pdf ที่แนบมาได้
- หากในใบเตรียมจ่ายมีข้อมูลเกี่ยวกับการอนุมัติค่าใช้จ่าย หรือการขอซื้อ ในอีเมลจะดึงข้อมูลมาแสดงให้ด้วย
