ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ การบริหารจัดการงบประมาณและควบคุมค่าใช้จ่ายถือเป็นหัวใจสำคัญที่จะกำหนดทิศทางการเติบโตของธุรกิจได้ โดยสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามในการบริหารจัดการธุรกิจให้เป็นระบบก็คือ ใบสั่งซื้อ (PO) ซึ่งเอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นหลักฐานสำคัญที่จะระบุรายละเอียดการซื้อขายอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อสร้างความชัดเจนและป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยบทความนี้จะพาไปเจาะลึกความหมายและความสำคัญของใบ PO เพื่อให้สามารถนำไปปรับใช้ในการดำเนินธุรกิจได้อย่างตรงจุด และช่วยควบคุมงบประมาณไม่ให้บานปลาย

ใบสั่งซื้อสินค้า คืออะไร

ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ ใบ PO (Purchase Order) คือ เอกสารสำคัญที่ระบุรายละเอียดการซื้อขายสินค้าหรือบริการระหว่างคู่ค้า อย่างผู้ซื้อและผู้ขายแบบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยใบ PO เปรียบเสมือนเอกสารสัญญาที่ช่วยให้เกิดความชัดเจนในการทำธุรกิจและคู่ค้า โดยทั้งสองฝ่ายสามารถนำใบสั่งซื้อมาใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันข้อตกลงทางการค้าได้ โดยการออกใบสั่งซื้อ (PO) จึงเป็นเอกสารที่ขาดไม่ได้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับทุกธุรกิจ

ความสำคัญของใบสั่งซื้อเพื่อทุกธุรกิจ

นอกจากใบสั่งซื้อจะเป็นหลักฐานที่น่าเชื่อถือ และช่วยรับประกันการสั่งซื้อสินค้าในทางกฎหมายแล้ว การจัดการใบสั่งซื้ออย่างมืออาชีพ ยังมีประโยชน์ในด้านการวางแผนการจัดซื้อและการควบคุมความเสี่ยงด้านการทุจริตในหลายทางอีกด้วย เช่น

• ช่วยให้วางแผนการจัดซื้อและการบันทึกบัญชีต้นทุนต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถย้อนไปดูรายละเอียดคำสั่งซื้อในอดีตได้อย่างเป็นระบบ
• สามารถนำใบ PO ไปทำ 3-Way Matching ร่วมกับใบรับสินค้าและใบแจ้งหนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าที่ได้รับตรงกับสินค้าที่สั่งไป ด้วยการเปรียบเทียบรายละเอียดคำสั่งซื้อจากใบรับสินค้าและใบสั่งซื้อ
• เพื่อตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่จ่ายจริงตรงกันกับยอดที่สั่งซื้อหรือไม่ ด้วยการเปรียบเทียบยอดเก็บเงินจากใบ Invoice และยอดจากใบสั่งซื้อ
  
  ในกรณีที่มีการทุจริตหรือการสั่งซื้อสินค้าที่ไม่เหมาะสม สามารถตรวจสอบชื่อผู้อนุมัติการสั่งซื้อย้อนหลังเพื่อการสืบสวนต่อไปยังผู้ขอซื้อสินค้าและต้นเหตุได้

ขั้นตอนในการออกใบสั่งซื้อ

การออกใบสั่งซื้อเป็นหนึ่งขั้นตอนใน Business Process ส่วนของวงจรจัดซื้อ (Procure to Pay Process) ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. แผนกต่างๆ ที่มีความต้องการซื้อสินค้า ส่งคำขอสั่งซื้อสินค้าหรือบริการไปยังแผนกจัดซื้อด้วยเอกสาร ใบขอซื้อ (PR: Purchase Requisition)
2. แผนกจัดซื้อรวบรวมคำสั่งซื้อจากทั้งบริษัท อาจมีการขอใบเสนอราคา (Quotation) จากผู้ขายหลายราย เพื่อเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขของใบเสนอราคาจากฐานข้อมูลคู่ค้า โดยทั่วไปมักจะขอใบเสนอราคามากกว่า 3 เจ้าขึ้นไป เพื่อจัดทำรายงานเปรียบเทียบและตัดสินใจ 
3. จัดทำ ใบสั่งซื้อ (PO: Purchase Order) เซ็นอนุมัติโดยผู้มีอำนาจและส่งให้ผู้ขาย
4. เมื่อได้รับสินค้า ตรวจสอบรายละเอียดของสินค้าที่ได้รับและใบรับสินค้า (RI: Receiving Inventory) หรือบันทึกการรับสินค้าในระบบ

• หากสินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับที่สั่งซื้อไปในใบสั่งซื้อ กิจการสามารถเลือกไม่รับสินค้าและตีกลับสินค้าไปยังผู้ขายได้
• หากสินค้าที่ได้รับตรงกับที่สั่งซื้อ หลังการตรวจสอบจะต้องมีการลงนามรับสินค้าก่อนจัดเก็บเข้าคลังและส่งใบรับสินค้า (อาจส่งร่วมกับใบกำกับภาษี) ให้กับแผนกบัญชี สำเนาใบรับของให้แผนกจัดซื้อและเก็บไว้ที่แผนกรับสินค้าเองเป็นหลักฐานการรับสินค้า

5. เมื่อได้รับการเรียกเก็บเงิน แผนกบัญชีเจ้าหนี้จึงจัดทำ 3-Way Matching โดยเปรียบเทียบข้อมูลในใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบสั่งซื้อ (PO) และใบรับสินค้า (RI) เมื่อข้อมูลตรงกัน ผู้มีอำนาจจะเซ็นอนุมัติ ดำเนินการจ่ายเงินแก่ผู้ขายตามเงื่อนไขที่ตกลงกันในใบสั่งซื้อและบันทึกบัญชี

• ถ้าจ่ายค่าสินค้าด้วยเช็ค ควรมีการสแตมป์ “จ่ายแล้ว” ลงบนเอกสารเพื่อป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อนและส่งเอกสารคืนให้แผนกบัญชีเพื่อบันทึกบัญชี

รายละเอียดที่ควรมีในใบสั่งซื้ออย่างครบถ้วน มีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย : ระบุชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย (ถ้ามี)
2. รายละเอียดใบสั่งซื้อ : หมายเลขใบสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ครบกำหนด
3. รายละเอียดการสั่งซื้อ :  วันที่สั่งซื้อ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนและราคาต่อหน่วย
4. ยอดรวมและเงื่อนไขทางการเงิน : จำนวนเงินรวมทั้งหมด วิธีการชำระเงินและผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง ส่วนลด เงื่อนไขทางภาษีและระยะเวลาเครดิตเทอมในการชำระเงิน
5. ข้อมูลการจัดส่ง : กำหนดระยะเวลา วิธีและสถานที่ในการจัดส่ง เงื่อนไขการส่งมอบสินค้า(Incoterms)
6. การรับรองเอกสาร : ลายเซ็นของผู้จัดทำและอนุมัติใบสั่งซื้อ

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ 

ใบสั่งซื้อมีกี่ประเภท

ใบสั่งซื้อแบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ ดังนี้

1. ใบสั่งซื้อแบบมาตรฐาน : ใบสั่งซื้อทั่วไป เรียบง่ายแต่มีข้อมูลพื้นฐานครบถ้วน เหมาะสำหรับการสั่งซื้อจำนวนไม่มากและเป็นครั้งคราว
2. ใบสั่งซื้อแบบกำหนดเอง : มีการปรับแต่งข้อมูลเพื่อให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของธุรกิจ มักใช้สำหรับการสั่งซื้อสินค้าที่มีความซับซ้อนหรือมีจำนวนมาก
3. ใบสั่งซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์ : ใบสั่งซื้อดิจิทัลที่สะดวก ออกง่ายและช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้ มักพบในบริษัทที่มีการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เช่น FlowAccount หรือระบบ ERP ต่างๆ สามารถดูวิธีการสร้างใบสั่งซื้อ ด้วยโปรแกรมบัญชี FlowAccount

ใบสั่งซื้อ (PO) แตกต่างจากใบขอซื้อ (PR) อย่างไร?

ใบสั่งซื้อ (PO) คือเอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขายซึ่งเป็นบุคคลภายนอกเพื่อยืนยันคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ แต่ใบขอซื้อ (PR) คือเอกสารภายในที่แผนกต่างๆ ภายในองค์กรของผู้ซื้อส่งไปยังแผนกจัดซื้อให้ช่วยซื้อของที่ต้องการใช้ให้ เช่น แผนกการตลาด ต้องการปากกา 10 แท่ง และแผนกบัญชีต้องการปากกา 5 แท่ง แผนกจัดซื้อมีหน้าที่รวบรวม PR ที่ได้รับจากทุกแผนกในบริษัทเพื่อสั่งปากการวม 15 แท่งในเงื่อนไขและราคาที่ดีที่สุด

ใบสั่งซื้อ หรือ ใบ PO เป็นเอกสารในวงจรรายจ่ายที่มีความสำคัญต่อต้นทุนธุรกิจ การจัดการคลังสินค้าและการป้องกันการทุจริต การจัดการใบสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพสามารถเริ่มได้ง่ายๆ ตั้งแต่การระบุข้อมูลในใบ PO ให้ครบถ้วน การกำหนดนโยบายให้มีผู้อนุมัติคำสั่งซื้อทุกครั้ง จนไปถึงการจัดการควบคุมภายในที่ดีด้วยการนำ PO ไปจัดทำ 3-Way Matching โดยสามารถสร้างใบสั่งซื้อออนไลน์ได้ง่ายๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ที่จะช่วยให้การจัดการใบสั่งซื้อเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยสามารถสร้าง PO และเอกสารอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการงานบัญชีและภาษีได้ครบวงจรในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ธุรกิจมีความคล่องตัวและเติบโตได้อย่างไร้กังวล

คำถามที่พบ (FAQ) เกี่ยวกับใบสั่งซื้อ (PO)

1. ใบสั่งซื้อเป็นสัญญาประเภทหนึ่งใช่หรือไม่?

ตอบ: ใช่แล้ว เมื่อผู้ซื้อออกใบสั่งซื้อและผู้ขายตอบรับด้วยการยืนยันคำสั่งซื้อหรือการส่งมอบสินค้าตาม PO ใบสั่งซื้อนั้นจะกลายเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายทันที หากผิดนัดชำระ ก็สามารถบังคับปรับได้หากมีการระบุเอาไว้ในใบสั่งซื้อ แต่การทำสัญญาจะมีเงื่อนไขระบุรายละเอียดที่ครอบคลุมมากกว่าการทำใบสั่งซื้อที่มีความสะดวกคล่องตัวในการทำธุรกิจมากกว่า ในการซื้อขายที่มีปริมาณมากจึงยังควรทำสัญญาควบคู่กับใบสั่งซื้ออยู่

2. หากใบสั่งซื้อถูกยกเลิก ควรทำอย่างไร?

ตอบ: หากจำเป็นต้องยกเลิกใบสั่งซื้อ ผู้ซื้อควรตรวจสอบเงื่อนไขภายในใบสั่งซื้อว่ามีเงื่อนไขการยกเลิกที่ต้องปฎิบัติตามหรือไม่ เช่น ค่าปรับ/ค่าธรรมเนียมการยกเลิก ช่วงเวลาการแจ้งยกเลิก (Notice Period) หรือขั้นตอนการยกเลิกที่ชัดเจน รวมไปถึงควรติดต่อติดต่อผู้ขายเพื่อแจ้งการยกเลิกและออกเอกสารยืนยันการยกเลิกคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการหรืออัปเดตสถานะในระบบให้เร็วที่สุดเพื่อระงับข้อพิพาททางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

3. เปรียบเทียบความแตกต่าง ใบสั่งซื้อ (PO) vs ใบเสนอราคา (Quotation) vs ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ตอบ: ใบเสนอราคา (Quotation) เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อเพื่อเสนอราคาและเงื่อนไขในการขาย โดยยังไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย หลังจากที่ผู้ซื้อยอมรับเงื่อนไขแล้ว ผู้ซื้อจะออก ใบสั่งซื้อ ( PO) ให้กับผู้ขาย เพื่อยืนยันการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ ซึ่งมีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างสองฝ่าย เมื่อผู้ขายได้จัดส่งสินค้าหรือให้บริการเรียบร้อยแล้ว ผู้ขายจะออก ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้ผู้ซื้อเพื่อเรียกเก็บเงินตามราคาที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ โดยสรุปคือ ใบเสนอราคา คือการ “เสนอ”, ใบสั่งซื้อ คือการ “สั่ง” และ ใบแจ้งหนี้ คือการ “เรียกเก็บเงิน”

4. ควรทำอย่างไรเมื่อได้รับสินค้าไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ?

ตอบ: เมื่อได้รับสินค้าที่ไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ (PO) สิ่งแรกที่ควรทำคือ รวบรวมหลักฐาน โดยตรวจสอบความผิดพลาดอย่างละเอียด เช่น จำนวนไม่ครบ, สินค้าผิดรุ่น หรือสินค้าชำรุดเสียหาย แล้วถ่ายรูปหรือบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน จากนั้นให้ติดต่อผู้ขายทันที เพื่อแจ้งปัญหาและส่งหลักฐานที่รวบรวมไว้ พร้อมอ้างอิงเลขที่ใบสั่งซื้อเพื่อความรวดเร็วในการตรวจสอบ และทำการเจรจาหาทางแก้ไขร่วมกัน เช่น การขอเปลี่ยนสินค้า, การขอคืนสินค้าและคืนเงิน หรือการขอส่วนลด

5. ต้องเก็บเอกสารใบสั่งซื้อไว้นานกี่ปี? 

ตอบ: ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรและกฎหมายทั่วไปในประเทศไทย ธุรกิจจะต้องจัดเก็บเอกสารทางการเงินและบัญชี รวมถึงใบสั่งซื้อไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 5 ปี นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชีหรือเพื่อการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ในภายหลัง โดยสามารถช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการตรวจสอบในอนาคตได้

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

https://flowaccount.com/blog/purchase-order-purchasing-cycle/

https://www.wolftcb.com/รายละเอียด/ใบสั่งซื้อคืออะไรUnd__Undทำความรู้จักเอกสารสำคัญในโลกธุรกิจ

https://www.businessplus.co.th/Activities/ข่าวสาร-erp-mrp-c019/เปิด-po-แล้ว-ต้องทำสัญญาอีกไหม-v8359?srsltid=AfmBOooqGifF3EaC9K6lqne-XntN9bOdWoDIB6JZWPDcEPGNZpETi0Hc

About Author