บทความนี้จะมาแนะนำเอกสารที่หลายคนคุ้นเคยแต่อาจจะยังไม่เข้าใจว่าจะนำไปใช้ประโยชน์อย่างไรได้บ้าง วันนี้จะมาดูว่าองค์ประกอบของใบสั่งซื้อว่าจริงๆ แล้วคืออะไร ควรเอามาใช้ในขั้นตอนไหนบ้าง ทางเดินเอกสารใบสั่งซื้อในวงจรจัดซื้อนี้ควรมีการส่งต่อยังไง เพื่อให้เกิดการควบคุมที่ดีที่สุดไปพร้อมกันค่ะ

 

ใบสั่งซื้อ (PO - Purchase Order) คืออะไร

 

ใบสั่งซื้อนี้จะเป็นส่วนต่อขยายจากใบขอซื้อ (Purchase requisition) ค่ะ เพราะใบขอซื้อเป็นเอกสารภายในบริษัทสำหรับการแจ้งให้หัวหน้ารู้ว่าอยากได้คอมพิวเตอร์เพิ่มน้า อยากได้อุปกรณ์ปริ้นเตอร์เพิ่มน้า หัวหน้าจะโอเคมั๊ย ดังนั้นจึงต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าว่าการขอซื้อนี้สมควรไหม แล้วค่อยส่งให้ฝ่ายจัดซื้อต่อไป

 

ทีนี้เนี่ย ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) แสดงข้อตกลง ในการซื้อสินค้า หรือบริการ ที่ระบุรายละเอียด จำนวนและราคาค่ะ หลักๆ เลยคือแผนกจัดซื้อสั่งซื้อสินค้ากับบุคคลภายนอก 

 

โดยใบสั่งซื้อควรมีการเปรียบเทียบจากผู้ขายอย่างน้อย 3 รายเพื่อให้ได้ที่สินค้าหรือยบริการที่มีคุณภาพและราคาที่ใช่ที่สุดค่ะ บวกกับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามช่วงราคาของแผนกจัดซื้อก่อน แล้วค่อยส่งให้กับผู้ขาย (Supplier) เพื่อสั่งซื้อสินค้า

 

 

ข้อมูลสำคัญที่ควรระบุไว้ใน ใบสั่งซื้อ จะเป็นตามภาพตัวอย่างด้านบนค่ะ ซึ่งประกอบด้วย

 

• ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
• ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทจำหน่าย
• รายละเอียดใบสั่งซื้อ : เลขที่ วันที่ วันครบกำหนด ผู้สั่งซื้อ
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ
• จำนวนสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
• ส่วนลดที่ต้องการขอจากผู้ขาย ตามที่ตกลง
• ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง
• ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ

 

เมื่อทุกคนทราบแล้วว่า ใบสั่งซื้อ ควรมีการใช้ในกิจการ แต่ก็คงจะมีตั้งคำถามใจในกันบ้างว่า สรุปแล้วควรเอามาใช้ในขั้นตอนไหนบ้าง ทางเดินเอกสารใบสั่งซื้อในวงจรจัดซื้อนี้ควรมีการส่งต่อยังไง เพื่อให้เกิดการควบคุมที่ดีที่สุด

 

ใบขอซื้อ กับใบสั่งซื้อ ต่างกันอย่างไร

 

อีกเกล็ดความรู้ที่หลายๆ คนเคยสงสัยกันนะคะว่า เอ๊ะ 2 เอกสารนี้ต่างกันยังไงนะ ไม่มีอะไรยากเลยค่ะ เพราะ

 

ใบขอซื้อ ที่จะคุ้นเคยกับคำว่า ใบ PR นั้นมีที่มาจากคำว่า Purchase requisition นั่นเองค่ะ เอกสารใบนี้จะเป็นการใช้ภายในบริษัทเพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดี

 

แผนกต่างๆเวลาจะทำเรื่องขอสั่งซื้ออุปกรณ์ สิ่งของต่างๆ ก็ต้องกรอกเอกสารนี้เพื่อระบุชนิด ราคา วัตถุประสงค์ในการใช้งาน และอนุมัติจากผู้มีอำนาจในองค์กรเซ็นรับรองก่อนการจัดซื้อนะคะ เป็นการ cross check อีกทีว่าสิ่งนั้นมีประโยชน์กับบริษัทจริงไหม จำเป็นที่จะต้องซื้อจริงๆ หรือเปล่า

 

ถ้าบริษัทใดที่เริ่มใหญ่ขึ้นมาก็จะมีแผนกจัดซื้อที่จะซื้อจาก Supplier ที่ผ่านการคัดเลือกแล้วเท่านั้น สิ่งนี้เข้ามาช่วยป้องกันการเกิดเหตุการณ์ที่พนักงานภายในจะฮั้ว กับผู้ขายภายนอกให้บริษัทซื้อในราคาแพงๆ แล้วเอาส่วนต่างมาแบ่งผลประโยชน์กัน หรือ ป้องกันการซื้อของจากผู้ขายที่ไม่มีตัวตน แบบบริษัทจากเงินออกไปเปล่าๆ อย่างนั้นเลยค่ะ

 

ส่วนเอกสารใบสั่งซื้อ ที่เรามาลงลึกในบทความนี้ เป็นเอกสารที่จะส่งออกไปยังผู้ขายภายนอกค่ะ ปกติแล้วจะจัดทำและอนุมัติจากแผนกจัดซื้อ เพื่อแจ้งการซื้ออุปกรณ์ สิ่งของ หรือสินค้าของบริษัทนะคะ

 

เพื่อให้เข้าใจทั้งกระบวนการซื้อกันมากขึ้น ลองนำกระบวนการวงจรจัดซื้อ 4 ขั้นตอนต่อไปนี้กลับไปใช้กันดูนะคะไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้าหรือสินทรัพย์ถาวรค่ะ รับรองว่าจะช่วยปิดรอยรั่ว และการจัดซื้อจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุดค่ะ

 

ขั้นตอนการทำงานวงจรการซื้อที่ดีเป็นอย่างไร

 

ตัวอย่างขั้นตอนต่อไปนี้ขอมองในมุมการซื้อสินค้าคงเหลือเป็นหลักกันก่อนนะคะ ถ้าพร้อมแล้วไปกันเลยค่าา

 

 

ขั้นตอนที่ 1 กระบวนการขอซื้อและสั่งซื้อ

 

วงจรสั่งซื้อสินค้าเริ่มความต้องการซื้อสินค้าจากหน่วยงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น แผนกคลังสินค้าที่สำรวจจุดที่ต้องสั่งซื้อสินค้ามาเติมคลัง หรือ แผนกผลิตที่ดูความเพียงพอของวัตถุดิบที่จะนำมาเข้าสู่กระบวนการ ที่เมื่อใดถึงจุดที่ต้องเติมของก็จะเป็นจุดที่ต้องสั่งซื้อนั่นเองค่ะ

 

เมื่อสำรวจแล้วหน่วยงานนั้นๆ จะจัดทำใบขอซื้อให้ผู้มีอำนาจเซ็นอนุมัติก่อน จากนั้นส่งใบขอซื้อให้แผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี แผนกรับสินค้า และเก็บไว้ที่แผนกผู้ขอซื้อเองเพื่อเป็นหลักฐาน 

 

เวลาที่แผนกจัดซื้อได้รับใบขอซื้อ ก็จะเริ่มค้นหาผู้ขาย (Suppliers) เพื่อนำมาเปรียบเทียบราคาและคุณภาพให้เป็นตามที่ต้องการค่ะ

 

จากนั้นเมื่อเลือกผู้ขายได้แล้ว แผนกจัดซื้อจะตรวจสอบความถูกต้องของใบขอซื้อที่มีการลงนามอนุมัติแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องจัดทำ “ใบสั่งซื้อ (PO)” ส่งไปยังผู้ขายนั่นเองค่ะ

 

ขั้นตอนที่ 2 กระบวนการรับของ

 

พอผู้ขาย (Suppliers) ส่งสินค้าตาม “ใบสั่งซื้อ (PO)” มายังกิจการ ผู้รับสินค้าภายในบริษัทก็จะต้องตรวจสอบรายละเอียด ทั้งปริมาณและชนิดสินค้าที่ได้รับว่าตรงกับในใบรับสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือใบส่งของที่ได้รับจากผู้ขายหรือไม่ค่ะ 

• ถ้าพบว่า “ไม่ถูกต้อง” กิจการจะไม่รับสินค้าและตีกลับสินค้าไปยังผู้ขาย 
• แต่หาก “ถูกต้อง” ทางกิจการจะทำการลงนามรับสินค้า และนำสินค้าที่ได้รับเก็บเข้าคลังสินค้าทันที และส่งใบรับของพร้อมใบกำกับภาษีให้กับแผนกบัญชี สำเนาใบรับของให้แผนกจัดซื้อ และเก็บไว้ที่แผนกรับสินค้าเองเป็นหลักฐานนะคะ

 

ขั้นตอนที่ 3 กระบวนการบันทึกบัญชี

 

เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสารจากแผนกที่เกี่ยวข้องก็จะตรวจสอบรายละเอียดในใบรับของ ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ นำมาเปรียบเทียบกับใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ (PO) ว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ เพื่อนำมาจัดทำสมุดรายวันซื้อนั่นเอง

 

ขั้นตอนที่ 4 กระบวนการชำระเงิน

 

เมื่อถึงกำหนดชำระเงินค่าสินค้า ผู้ขาย (Suppliers) จะส่งใบวางบิลมายังแผนกบัญชี เพื่อตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารและลงนามอนุมัติใบสำคัญจ่าย และส่งชุดเอกสารให้แผนกการเงินเพื่อทำการจ่ายเงินต่อไป 

 

แผนกการเงินเวลาได้รับเอกสารแล้วก็จะจัดทำเช็คสั่งจ่ายให้กับเจ้าหนี้ และส่งต่อให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติสั่งจ่ายเช็ค 

 

เมื่อผู้ขายรับเช็คที่แผนการเงินก็จะลงนามผู้รับเช็คในทะเบียนและนำใบเสร็จรับเงินให้เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน เจ้าหน้าที่แผนกการเงินจะแสตมป์ว่า “จ่ายแล้ว” ลงบนเอกสารเพื่อให้ทราบว่ามีการจ่ายชำระเงินแล้ว ป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อน และส่งเอกสารคืนให้แผนกบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีต่อไปค่ะ

 

ตัวอย่างวงจรการซื้อ

 

จากที่อ่านขั้นตอนกันมาแล้ว ลองมาชมให้เป็นภาพกันดีกว่าค่ะว่าจังหวะใดเป็นหน้าที่ของใคร ต้องส่งต่อเอกสารในลักษณะใดกันบ้างนะคะ

 

 

อย่างนั้นแล้วก็ถึงเวลาที่จะนำใบสั่งซื้อเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนซื้อ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ได้มากที่สุดนะคะ ใครที่ยังไม่เคยทำเอกสาร Purcahse order มาก่อน ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ฟรี 30 วันทุกฟังก์ชันกันได้เลยค่า

 

อ้างอิง

• ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมที่สำคัญเกี่ยวกับวงจรการซื้อ สภาวิชาชีพบัญชี