ถึงเวลาสิ้นเดือนทีไร เจ้าของธุรกิจก็ต้องว้าวุ่นกันทุกที เพราะนอกจากต้องคำนวณเงินเดือนให้เป๊ะ จ่ายพนักงานให้ตรงรอบแล้ว ยังมีเรื่องบัญชี ภาษีและประกันสังคมที่ต้องทำอีกหลายอย่าง แค่คิดก็ปวดหัวซะแล้ว 

 

แต่ๆ อย่าเพิ่งเครียดไปค่ะ ถ้าเป็นเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ไม่มั่นใจว่าสิ้นเดือนต้องจ่ายเงินเดือนพนักงานอย่างไรบ้าง ลองมาทำความเข้าใจแบบไม่งง เป็น step by step พร้อมๆ กันที่บทความนี้เลยค่ะ 

 

ขั้นตอนจ่ายเงินเดือนพนักงานแต่ละเดือน มีสิ่งใดที่ต้องทำบ้าง

 

ก่อนจะไปถึงขั้นตอนจ่ายเงินเดือนทำยังไง เรามาสำรวจธุรกิจของตัวเองกันก่อน เพราะบางคนธุรกิจขนาดเล็ก มีพนักงานเพียงไม่กี่คน ก็ไม่จำเป็นต้องมีฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เลยก็ได้ เจ้าของธุรกิจก็ทำเองได้หมด

 

แต่หากเราเป็นบริษัทขนาดกลาง ไปจนถึงขนาดใหญ่ มีพนักงานมากกว่า 10 คน อาจจะต้องมีฝ่ายที่ทำหน้าที่จ่ายเงินเดือน และเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน ซึ่งก็คือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ค่ะ

 

และขั้นตอนในการทำงาน ทุกสิ้นเดือนของฝ่าย HR หรือ HR จำเป็น จะมีดังนี้

 

1. รวบรวมรายงานการเข้าทำงานรายวัน (Time sheet) บางกิจการอาจจะมีเครื่องสแกนลายนิ้ว สแกนหน้า หรือเครื่องตอกบัตรเข้าทำงาน สิ่งนี้ช่วยได้เยอะมากเลยแหละ สำหรับการนับเวลาทำงานของพนักงาน ว่า 1 เดือนมาทำงานกี่วัน ขาดลามาสายกี่วัน ทำโอทีไปกี่ชั่วโมง เพื่อที่จะนำไปคำนวณเงินเดือนต่อได้ ตรงนี้สำคัญมากเลยนะ
2. รวบรวมเอกสารเบิกจ่ายสวัสดิการพนักงาน สำหรับบางตำแหน่งในบริษัท อาจให้สวัสดิการพนักงาน เช่น ค่าโทรศัพท์ ค่าน้ำมันรถในการเดินทาง ค่าที่พักอาศัย ค่ารักษาพยาบาล หรือบางที่อาจมี ค่าเลี้ยงดูบุตรด้วยนะ ดังนั้น เมื่อถึงสิ้นเดือน บริษัทจึงต้องรวบรวมหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวกับการเบิกจ่ายที่เกี่ยวกับสวัสดิการพนักงาน เพื่อนำไปคำนวณจ่ายเงินเดือนต่อไป
3. คำนวณเงินเดือน ขั้นตอนนี้เราต้องคำนวณเงินเดือนพนักงาน จากข้อมูลที่เราได้รวบรวมมา เป็นรายการจ่ายเพิ่ม และหักลด หลังจากนั้น เมื่อได้ตัวเลขเงินเดือนหลังปรับปรุงแล้ว จึงนำไปคำนวณภาษี และประกันสังคม สุดท้ายก็จะได้ตัวเลขเงินเดือนสุทธิ ที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน สิ่งที่ต้องมีหลังคำนวณเงินเดือนเสร็จก็คือ Payroll Report นั่นเองจ้า
4. จ่ายเงินเดือน ถ้าพนักงานน้อย อาจจ่ายทีละคนได้ และพนักงานเยอะอาจต้องใช้ระบบชำระเงินของธนาคารเป็นตัวช่วย 
5. ยื่นภาษี ภายใน 7 วันหากยื่นแบบกระดาษ หรือภายใน 14 วัน หากยื่นแบบออนไลน์ ของเดือนถัดไป เจ้าของธุรกิจต้องหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือนพนักงาน และยื่นนำส่ง ภ.ง.ด.1  ทุกเดือน เมื่อมีการจ่ายเงินเดือน 
6. ยื่นประกันสังคม ภายใน 15 วันของเดือนถัดไป เจ้าของธุรกิจ ต้องหักเงินพนักงาน และสมทบกองทุนประกันสังคม นำส่งตามกฎหมาย

 

 

จากที่เล่ามานี้ ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน ไม่ได้ซับซ้อนมาก หากมีพนักงานน้อยคน ก็สามารถคำนวณเองได้ แต่ถ้ามีพนักงานหลายคน ก็ต้องหาตัวช่วยอย่าง FlowAccount Payroll ที่มีโปรแกรมคำนวณเงินเดือนออนไลน์ ใช้งานง่ายผูกกับบัญชีธนาคารก็ได้ คำนวณเสร็จกดจ่ายวาฟเดียว

เรื่องภาษีที่นายจ้างต้องรู้เกี่ยวกับการจ่ายเงินพนักงาน

 

เจ้าของธุรกิจหลายคนมักสับสน ว่าการจ่ายแบบหัก 3% เป็นการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ซึ่งจริงๆ แล้ว ไม่ใช่เลย และมีความต่างกันในด้านของภาษีมากเลยล่ะ เราลองมาดูว่าความต่างไปพร้อมๆ กันค่ะ

 

 

- รายได้ 40(1) : พนักงานประจำ 

 

การเป็นพนักงานประจำ ต้องอยู่ในความควบคุมของบริษัท อยู่ในกฎระเบียบของบริษัท บริษัทสามารถสั่งการได้ ว่าให้พนักงานทำอะไร หรือไม่ทำอะไร ตามที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างทำได้ 

 

ซึ่งพนักงานประจำก็ต้องขึ้นทะเบียนกับประกันสังคมด้วยนะ และเวลาหัก ณ ที่จ่ายก็ต้องยื่น ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน โดยเงินได้ที่เกี่ยวข้องกับ 40 (1) เช่น เงินได้เนื่องจากการจ้างแรงงาน ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน ค่าจ้าง เบี้ยเลี้ยง โบนัส เบี้ยหวัด บำเหน็จ บำนาญ รวมถึงสวัสดิการพนักงานอื่นด้วยนะ 

 

- รายได้ 40(2) : รายได้ฟรีแลนซ์ทำคนเดียว

 

รายได้ฟรีแลนซ์ 40 (2) จะไม่ใช่รายได้ที่เกิดแบบเป็นประจำ แต่เกิดขึ้นแบบเป็นครั้งคราว ไม่คงที่ พนักงานไม่ได้อยู่ในการควบคุมของบริษัท เพียงแต่รับจ้างทำงานให้บริษัทเป็นครั้งคราว หรือมาทำงานเป็นครั้งคราว ไม่อยู่ในรายงานเงินเดือนของบริษัท 

 

หากมีเงินได้ประเภท 40 (2) เพียงอย่างเดียว ไม่ใช่พนักงานประจำ ก็ไม่ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคม เนื่องจากไม่ถือเป็นนายจ้างลูกจ้างตามกฎหมาย บริษัทไม่สามารถควบคุมบุคคลนี้ได้ แต่ต้องหัก ณ ที่จ่าย ยื่น ภ.ง.ด.1 ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินได้นะ

 

โดยเงินได้ที่เกี่ยวข้องกับ 40 (2) เช่น เงินได้เนื่องจากหน้าที่หรือตำแหน่ง งานที่ทำหรือจากการรับทำงานให้ ไม่ว่าจะเป็นค่าธรรมเนียม ค่านายหน้า เป็นต้น 

 

- รายได้ 40(8) : รายได้ฟรีแลนซ์จ้างบริการแบบเหมา

 

ฟรีแลนซ์ประเภทนี้ ไม่ใช่พนักงานของบริษัท แต่เข้าข่ายเป็นกลุ่มคนทำงานมากกว่า เช่น บริษัทจ้าง นาย ก. ทำคลิปวีดีโอให้ ซึ่งนาย ก. มีทีมงานอยู่ 10 คน ในการช่วยกันทำงาน บริษัทจ่ายค่าจ้างเหมาทั้งหมด 10,000 บาท ให้กับนาย ก. แบบนี้จะเข้าลักษณะจ้างบริการ เงินได้ 40 (8) ต้องหัก ณ ที่จ่าย 3% ยื่น ภ.ง.ด.3 ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน

 

ประกันสังคม นายจ้างต้องรู้อะไรบ้าง 

 

นายจ้างที่มีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องนำส่งเงินเข้ากองทุนประกันสังคมเป็นประจำทุกเดือน โดยหักเงินเดือนพนักงาน 5% (คำนวณจากฐานเงินเดือนสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท) และสมทบไปอีก 5% 

 

ยกตัวอย่างเช่น นาย ก. เงินเดือน 15,000 บาท จะต้องถูกหักเงินเดือน  750 บาท และนายจ้างต้องจ่ายเงินประกันสังคม เพิ่มให้กับนาย ก. อีก  750 บาทตามกฎหมาย ดังนั้น บริษัทต้องนำส่งเงินสมทบ = 750+750 =  1,500 บาท

 

บันทึกบัญชี การจ่ายเงินเดือนผ่าน FlowAccount Payroll

 

สำหรับการบันทึกบัญชีเงินเดือน นักบัญชีจะบันทึกอยู่ 3 step 

 

Stepที่ 1  นำข้อมูลจาก Payroll Report  บันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือน และบันทึกหนี้สินจากเงินเดือนค้างจ่าย

             Dr. ค่าใช้จ่ายเงินเดือน           15,000

             Dr. ค่าใช้จ่ายประกันสังคม       750

                               Cr. เงินเดือนค้างจ่าย           14,250

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย รอนำส่ง (ถ้ามี) -

ประกันสังคมรอนำส่ง                1,500

 

Stepที่ 2  บันทึกการจ่ายเงินเดือน โดยตัดหนี้สินออก และจ่ายเงินสดออกไป 

 

Stepที่ 3 บันทึกจ่ายภาษีและประกันสังคม 

 

แต่ถ้าไม่อยากวุ่นวายกับขั้นตอนเหล่านี้ ลองใช้ FlowAccount Payroll ช่วยบันทึกบัญชีผ่าน FlowAccount แบบอัตโนมัติได้นะคะ

 

สรุป

 

 

ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนเหมือนจะง่าย แต่ก็ไม่ง่ายอย่างที่คิด เพราะมีหลายเรื่องที่ต้องทำตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล คำนวณ สรุปผล ก่อนจ่ายชำระ แต่เชื่อว่าถ้าลองได้หัดทำซักเดือนนึงแล้ว เดือนถัดๆ ไปก็จะคล่องขึ้นค่ะ 

และถ้าคิดว่าใช้เวลานานเกินไป หรือวุ่นวายไม่ไหวแล้ว ลองหาตัวช่วยดีๆ อย่างระบบ Payroll คู่ใจไว้เป็นหุ่นยนต์ HR ก็น่าจะเบาแรงได้อีกเยอะเลยค่ะ

 

อ้างอิง

https://www.rd.go.th/fileadmin/tax_pdf/withhold/200360_WHT1.pdf

https://www.rd.go.th/fileadmin/tax_pdf/withhold/270360_WHT3.pdf

https://portal.info.go.th/social-security-section-33/