สำหรับนักธุรกิจที่ขายของแล้วมีการวางเงินมัดจำ คุณสามารถออกเอกสารเงินมัดจำได้ในโปรแกรมบัญชี FlowAccount แล้วค่ะ เราช่วยให้คุณทำเอกสารได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างเอกสารต่อจากใบเสนอราคาได้เลย มาเริ่มทำกันเลยค่ะ

เงินมัดจำ วิธีเรียกเก็บเงินก่อนหนึ่งส่วน

เมื่อคุณต้องขายของให้กับลูกค้าที่มาขอซื้อสินค้าจำนวนมาก หรือซื้อสินค้าในราคาสูง ก็จะมีการขอเรียกเก็บเงินมัดจำจากลูกค้าก่อนส่วนหนึ่ง เพื่อช่วยสร้างความมั่นใจว่า ลูกค้าจะยังคงซื้อสินค้าหรือบริการจากคุณไปจนจบกระบวนการขาย รวมถึงคุณเองก็จะสามารถหาของหรือให้บริการแก่ลูกค้าได้ไปจนจบงานเช่นเดียวกัน 

ยกตัวอย่าง

• ลูกค้าขอซื้อจักรยานเสือหมอบพร้อมสั่งประกอบราคา 120,000 บาท ขอเรียกเก็บเงินมัดจำ 30% แล้วจะจองสินค้าให้ลูกค้าไว้ให้ และนัดวันมารับหลังจากนี้อีก 2 สัปดาห์
• รับพรีออร์เดอร์ฟิกเกอร์ตัวท็อปจากญี่ปุ่น ขอเรียกเก็บเงินมัดจำก่อน 20% และสงวนสิทธิ์ขอยึดเงินมัดจำหากลูกค้าเปลี่ยนใจไม่ซื้อสินค้า
• ให้บริการปรินต์รูปถ่ายวันรับปริญญา ราคา 1,500 บาท ขอเรียกเก็บเงินมัดจำ 800 บาท แล้วค่อยมารับในวันถัดไป

ฯลฯ

จะเห็นว่าเงินมัดจำไม่เพียงช่วยสร้างความมั่นใจให้กับผู้ขาย แต่ยังเร่งการตัดสินใจซื้อของของลูกค้าอีกด้วย มากไปกว่านั้นประโยชน์อีกอย่างหนึ่งจากการเรียกเก็บเงินมัดจำ คือช่วยในการหมุนเงินทุนให้แก่เจ้าของธุรกิจ เมื่อเจอลูกค้าสั่งซื้อของล็อตใหญ่ และต้องใช้เวลาในการจัดหาของ ซึ่งอาจทำให้เกิดความไม่สมดุลกันระหว่างเวลาที่เก็บเงินได้จากบิลขาย และเวลาที่ต้องจ่ายซื้อค่าสินค้าหรือบริการ 

ยกตัวอย่าง ทำธุรกิจขายแอร์ มีลูกค้ามาขอซื้อแอร์ 500 เครื่อง เท่ากับว่าผู้ขายจะต้องตัดเงินทุนบางส่วนหรือใช้หลักทรัพย์ในการประกันซื้อขาย เพื่อไปติดต่อขอซื้อแอร์จากซัพพลายเออร์ ผู้ขายจะต้องจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ก่อนจะได้รับเงินจากลูกค้า แล้วหากมีนัดส่งแอร์ให้ลูกค้าอีกสามเดือนข้างหน้า โดยที่ไม่ได้รับเงินจากลูกค้าเลย แล้วผู้ขายจะสามารถประคับประคองธุรกิจของตัวเองไปจนกระทั่งจบการขายนี้ได้หรือไม่ 

การเรียกเก็บเงินมัดจำจากลูกค้ามาก่อนส่วนหนึ่ง จึงช่วยรักษาสภาพคล่องของกิจการ และยังใช้เป็นหลักฐานได้ด้วยว่า สัญญาซื้อขายได้เกิดขึ้นแล้ว ซึ่งเงินมัดจำอาจจะถูกคืนให้ หรือใช้เป็นการจ่ายราคาสินค้าหรือบริการบางส่วน เมื่อมีการปฏิบัติตามสัญญาครบถ้วน หรืออาจถูกริบไปได้ทันทีหากผิดสัญญา

เขียนมือ หรือ ออกเอกสารด้วย FlowAccount

ที่ผ่านมาคุณออกเอกสารเงินมัดจำกันอย่างไรคะ?

การทำเอกสารเงินมัดจำไม่มีหัวเอกสารเฉพาะอย่างใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ฯลฯ การออกเอกสารส่วนใหญ่จึงไม่เป็นระเบียบ หรือส่วนใหญ่ก็ใช้วิธีเขียนมือแล้วแนบนามบัตรส่งให้ลูกค้า หากลูกค้าทำเอกสารหาย ก็ต้องไปไล่หาเอกสารกันใหม่ว่าลูกค้าจ่ายเงินค่ามัดจำไปแล้วเท่าไหร่

การออกเอกสารในโปรแกรมบัญชี FlowAccount จะช่วยให้การออกเอกสารง่ายและเป็นระบบมากขึ้น โดยสามารถออกเอกสารเงินมัดจำต่อจากใบเสนอราคาที่สร้างใบแรกได้เลย ทำให้สามารถบริหารสถานะของเอกสารได้ตั้งแต่ต้นจนจบงาน 

อีกทั้งยังช่วยคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับเอกสารเงินมัดจำตามหลักการของสรรพากร ซึ่งในส่วนนี้หลายๆ คนอาจจะใส่ข้อมูลตกหล่นทั้งรายละเอียดต่างๆ และการคำนวณภาษี 

และที่สำคัญยังช่วยให้ติดตามการเงินได้ทันทีว่า ได้รับเงินจากลูกค้าแล้วเท่าไร และยังมียอดที่ไม่ได้เคลียร์เหลืออีกเท่าไร ดูกันต่อเลยว่า FlowAccount ทำได้ยังไง  

การเก็บเงินมัดจำต้องออกใบกำกับภาษีหรือไม่

ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว (VAT) การรับเงินมัดจำแต่ละครั้งจะต้องออกใบกำกับภาษีตามวันที่ได้รับเงินมัดจำ ยกเว้นแต่ธุรกิจบางประเภทที่ได้รับการยกเว้น VAT เช่น ธุรกิจขายสินค้าเกษตร หรือให้เช่าอสังหาริมทรัพย์

เพราะเมื่อผู้ขายกับผู้ซื้อตกลงที่จะขายสินค้าหรือบริการและมีการเรียกเก็บเงินมัดจำแล้ว เงินมัดจำเป็นเงินตอบแทนจากการขายสินค้าหรือบริการ และต้องออกเมื่อได้รับเงินมัดจำนั้นจากผู้ซื้อ

ยกเว้นแต่ในกรณีที่จะมีการคืนเงินมัดจำ เช่น การคืนเงินมัดจำค่าภาชนะบรรจุสินค้าและต้องคืนให้ผู้ซื้อ กรณีนี้จะไม่ต้องออกใบกำกับภาษี

เอกสารเงินมัดจำควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง

ขณะที่คุณกำลังทำเอกสารเงินมัดจำ ในช่องใส่รายละเอียดของสินค้าควรมีข้อมูลว่าเป็น เงินมัดจำค่าสินค้าหรือบริการอะไร 

เมื่อจ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการครบตามยอดที่ตกลงกันไว้ จะต้องออกใบกำกับภาษีขายที่มีรายละเอียดสินค้าเป็นยอดรวมทั้งหมด ก่อนหักเงินมัดจำ 

โดยแสดงรายการหักเงินมัดจำ และยอดเงินมัดจำคงเหลือมาคำนวณ VAT เพื่อได้ยอดที่ลูกค้าต้องชำระ

วิธีออกเอกสารเงินมัดจำ ด้วย FlowAccount

1. เมื่อทำใบเสนอราคาเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่สถานะของรายการเพื่อสร้างเอกสารที่จะระบุเงินมัดจำต่อ โดยเอกสารที่ออกเงินมัดจำได้ คือ  

• มัดจำใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
• มัดจำใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
• มัดจำใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (เงินสด)

2. คลิกเลือกเอกสารที่ต้องการจะออกวางเงินมัดจำ ในช่องรายละเอียด ระบบจะขึ้นว่า “รับมัดจำ จากใบเสนอราคาเลขที่ QT…” ให้เลย

เมื่อใส่จำนวนเงินวางมัดจำแล้ว ระบบจะคำนวณยอดที่เหลือให้อัตโนมัติ และปรากฏ บรรทัด “ยอดชำระคงเหลือ: …. ในส่วนแสดงจำนวนเงินรวม

3. เมื่อกดบันทึกแล้วกลับมาที่หน้ารายการ สถานะของใบเสนอราคาจะขึ้นว่า “มัดจำแล้ว” เมื่อคลิกที่ปุ่ม Drop-down list ตรงสถานะของเอกสาร จะมีเมนูให้เลือกเปิดเอกสารเรียกเก็บเงิน หลังจากที่ได้รับเงินมัดจำครั้งแรกได้ทันที

4. หากต้องการสั่งพิมพ์เอกสาร จะขึ้นตัวอย่างเอกสารก่อนพิมพ์ให้ดู โดยจะมีข้อมูลตามที่สรรพากรกำหนด ทั้งรายละเอียดสินค้าทั้งหมด และยอดเงินต่างๆ ให้คุณไม่ต้องกังวลว่าจะต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างไร ยอดหลังหักเงินมัดจำเพื่อคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มคือเท่าไหร่ หรือยอดที่ลูกค้าต้องชำระสุดท้าย เนื่องจากระบบจัดการคำนวณให้อัตโนมัติ

5. คลิกที่ตัว I ข้างสถานะเอกสารของใบเสนอราคารายการนั้น จะสามารถดูรายละเอียด “ประวัติการมัดจำ” เพื่อติดตามการเก็บเงินของคุณได้ว่าได้รับครบแล้วหรือยัง

เท่านี้ก็ทำเอกสารเงินมัดจำกันได้ง่ายๆ แล้วค่ะ สามารถใช้งาน FlowAccount ได้เลย หรือลองเริ่มต้นทำกันได้ฟรี 30 วัน โดยคลิกที่ปุ่มด้านล่างที่นี่

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับวิธีออกเอกสาร เงินมัดจำ เพื่อเก็บเงินลูกค้าล่วงหน้า

1. เงินมัดจำ (Deposit) กับ เงินรับล่วงหน้า (Advance Payment) ต่างกันอย่างไรในทางบัญชีและภาษี?

ตอบ: ทั้งสองอย่างแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง:
– เงินมัดจำ (Deposit): คือเงินที่รับมาเพื่อเป็น “หลักประกัน” การปฏิบัติตามสัญญา และต้องคืนให้เมื่อสิ้นสุดสัญญา จึงยังไม่ถือเป็นรายได้ แต่จะบันทึกเป็น “หนี้สิน” ของกิจการ และ ยังไม่ต้องออกใบกำกับภาษี
– เงินรับล่วงหน้า (Advance Payment): คือเงินค่าสินค้า/บริการที่ลูกค้ายอมจ่ายมาก่อน ซึ่งถือเป็น “รายได้” ของกิจการทันที ณ วันที่ได้รับเงิน ดังนั้น ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีทันที

2. เมื่อได้รับเงินมัดจำ ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีหรือไม่?

ตอบ: ยังไม่ต้องออกใบกำกับภาษี ณ วันที่ได้รับเงินมัดจำ แต่ให้คุณบันทึกเป็น “หนี้สิน” ในบัญชี และออกเพียง “ใบเสร็จรับเงิน” ให้กับลูกค้าไว้เป็นหลักฐานเท่านั้น ยังไม่มีภาระทางภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น เพราะยังไม่ถือเป็นรายได้ของกิจการ

3. แล้วเงินมัดจำจะถูกนำมาคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อไหร่?

ตอบ: เงินมัดจำจะเกี่ยวข้องกับ VAT และต้องออกใบกำกับภาษีก็ต่อเมื่อเกิดเหตุการณ์ 2 กรณีนี้เท่านั้น:
– เมื่อนำเงินมัดจำไปชำระค่าสินค้า/บริการ: เช่น เมื่อจบสัญญาเช่า แล้วนำเงินมัดจำไปหักลบกับค่าเช่าเดือนสุดท้าย ณ จุดนี้เงินมัดจำจะเปลี่ยนเป็นรายได้
– เมื่อมีการ “ริบ” เงินมัดจำ: หากลูกค้าผิดสัญญาและบริษัทต้องยึดเงินมัดจำนั้นไว้

4. กรณีที่ลูกค้ายกเลิกสัญญาและต้อง “ริบเงินมัดจำ” ต้องทำอย่างไรทางบัญชีและภาษี?

ตอบ: เมื่อมีการ “ริบเงินมัดจำ” จะถือว่าบริษัทมีรายได้เกิดขึ้นทันที และต้องดำเนินการดังนี้:
– ทางบัญชี: ให้เปลี่ยนสถานะจาก “หนี้สิน” มาบันทึกเป็น “รายได้อื่น” (Other Income)
– ทางภาษี: บริษัทมีหน้าที่ต้องออก “ใบกำกับภาษี” สำหรับยอดเงินที่ริบมานั้น และนำส่งภาษีขายในเดือนที่เกิดรายการ

5. การ “คืนเงินมัดจำ” ให้ลูกค้า มีผลกระทบทางบัญชีและภาษีอย่างไร?

ตอบ: การคืนเงินมัดจำเป็นเพียงการจ่ายคืน “หนี้สิน” ที่เคยรับมาเท่านั้น ไม่ได้กระทบกับรายได้หรือค่าใช้จ่ายของกิจการ ในทางบัญชีคือการล้างรายการหนี้สินนั้นออกไป และ ไม่มีประเด็นทางภาษีมูลค่าเพิ่มใดๆ เกี่ยวข้อง เพราะไม่เคยถูกบันทึกเป็นรายได้ตั้งแต่แรก