เพื่อช่วยให้นักบัญชี และเจ้าของกิจการสามารถจัดเตรียมงบการเงินเพื่อยื่นต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามที่กฏหมายกำหนดได้ตรงเวลา ซึ่งการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรละเลย เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งในอีกหลายขั้นตอนของการจัดทำงบการเงิน โดยในระบบ FlowAccount สามารถดำเนินการได้ดังนี้
- กดเข้าเมนูบริหารบัญชี จากนั้นเลือกเมนูปิดงบบัญชี และเลือกรายได้และค่าใช้จ่าย
- คลิกสร้างใหม่ เพื่อเลือกรอบระยะเวลาที่ต้องการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย
- ระบุวันที่ต้องการปิดบัญชี เลือกช่วงเวลาที่ต้องการปิดบัญชี และเลือกบัญชีเพื่อบันทึกผลต่างกำไรหรือขาดทุน จากนั้นคลิกแสดงข้อมูล
- หลังตรวจสอบยอดปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว สามารถคลิกอนุมัติปิดบัญชี หรือบันทึกร่างเพื่ออนุมัติปิดบัญชีภายหลังได้
- หลังจากอนุมัติปิดบัญชีแล้วสามารถล็อคงวดบัญชีได้ทันที โดยคลิกที่ข้อความ “คลิกที่นี่” บน Pop up ที่ปรากฏขึ้นหลังจากการอนุมัติบัญชีถูกบันทึกเรียบร้อย
- เมื่อทำการอนุมัติปิดบัญชี ระบบจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ โดยสามารถตรวจสอบการบันทึกปิดบัญชีได้ที่สมุดรายวันทั่วไป
- ในกรณีที่ต้องการแก้ไขรายการที่อนุมัติปิดบัญชีไปแล้ว สามารถรีเซ็ตสถานะของรายการปิดบัญชี และคลิกแสดงข้อมูลเพื่ออัพเดทข้อมูลการปิดบัญชีก่อนหน้า จากนั้นทำการอนุมัติปิดบัญชีอีกครั้ง
เมื่อรีเซ็ตสถานะของรายการปิดบัญชีแล้ว การบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันทั่วไปสำหรับการปิดบัญชีก่อนหน้าจะถูกยกเลิก และเมื่ออนุมัติปิดบัญชีใหม่ระบบจะทำการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการปิดบัญชีให้อีกครั้งที่สมุดรายวันทั่วไป
- สามารถตรวจสอบประวัติเอกสารสำหรับการปิดบัญชีได้ที่ไอคอนประวัติเอกสารในหน้ารายการปิดบัญชี
- วิธีการตั้งค่าสำหรับผู้ใช้งานตำแหน่งสำนักงานบัญชี และนักบัญชีและธุรการ เพื่อให้ได้สิทธิ์เข้าถึงเมนูปิดงบบัญชี ให้ไปที่ My Company
จากนั้นเลือกผู้ใช้งานที่ต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงเมนูปิดงบบัญชี
จากนั้นคลิกเลือกตัวเลือกเมนูปิดงบบัญชี และทำการบันทึก
การแสดงผลในรายงานทางบัญชี
- งบทดลองก่อนปิดบัญชี จะแสดงยอดของรายได้และค่าใช้จ่ายตามการเปิดเอกสารและการบันทึกบัญชี
- งบทดลองหลังปิดบัญชี ยอดของรายได้และค่าใช้จ่ายจะกลายเป็น 0 และในส่วนของผู้ถือหุ้นจะมีบัญชีที่เลือกแสดงผลต่างของรายได้และค่าใช้จ่ายตอนปิดบัญชีแสดงขึ้นมาแทนด้วยผลต่างที่เกิดขึ้น
- งบกำไรขาดทุนก่อนปิดบัญชี จะแสดงยอดรายได้และค่าใช้จ่ายตามการเปิดเอกสารและการบันทึกบัญชี
- งบกำไรขาดทุนหลังปิดบัญชี รายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดตามรอบบัญชีที่เลือกปิดบัญชีจะแสดงเป็นยอด 0
- งบแสดงฐานะการเงินหลังปิดบัญชี จะแสดงบัญชีที่เลือกแสดงผลต่างจากการปิดรายได้ค่าใช้จ่ายที่ส่วนของผู้ถือหุ้น (ตัวอย่าง: บัญชี 34200 กำไร (ขาดทุน) สะสม - ไม่จัดสรร)
ส่วนรายงานอื่นๆ สำหรับผู้ประกอบการยังคงสามารถดูยอดรายได้ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามแต่ละช่วงเวลาได้เหมือนเดิม
เรื่องอื่นๆ ที่ควรรู้
- สามารถดาวน์โหลดรายการปิดบัญชีได้ โดยจะได้รับเอกสารเป็น Excel
- รอบระยะเวลาสำหรับการปิดบัญชีต้องไม่น้อยกว่า 1 เดือน และไม่เกิน 2 ปี
- ผู้ที่สามารถใช้เมนูปิดงบบัญชีได้ ได้แก่ ผู้ใช้งานตำแหน่ง “เจ้าของกิจการ (Owner)”, สำนักงานบัญชี (Accounting firm) ที่ได้รับสิทธิ์” และ นักบัญชีและธุรการ (Accountant and office admin) ที่ได้รับสิทธิ์” ส่วนผู้ใช้งานตำแหน่งอื่นๆ จะไม่เห็นเมนูปิดงบบัญชี
- เมื่ออนุมัติปิดบัญชีแล้วสามารถรีเซ็ต และคลิกแสดงข้อมูลเพื่ออัพเดทข้อมูล จากนั้นสามารถอนุมัติปิดบัญชีใหม่ได้ ถ้ามีการรีเซ็ตสถานะการปิดบัญชีการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันทั่วไปสำหรับการปิดบัญชีก่อนหน้าจะถูกยกเลิก และเมื่ออนุมัติปิดบัญชีใหม่ระบบจะทำการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการปิดบัญชีใหม่ให้อีกครั้งที่สมุดรายวันทั่วไป
- ไม่สามารถยกเลิกรายการปิดบัญชี หรือยกเลิกสมุดรายวันที่ปิดบัญชีได้ แต่สามารถลบรายการปิดบัญชีที่มีสถานะรอดำเนินการได้
- รายการปิดบัญชีที่เป็นรายการร่างจะยังไม่ถูกบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันทั่วไป และยอดต่างๆ ที่บันทึกร่างไว้จะไม่มีผลกระทบต่อรายงานด้านบัญชีต่างๆ
- เมื่อปิดบัญชีแล้ว แต่ไม่ได้ล็อกงวดบัญชี ยังสามารถเปิดเอกสารและบันทึกบัญชีได้ปกติ
- หากมีการเปิดเอกสารหรือบันทึกบัญชีหลังจากปิดบัญชี จะสามารถปิดบัญชีซ้ำอีกครั้งได้ในรอบบัญชีเดิม แต่ระบบจะแสดงเฉพาะผลต่างที่เกิดขึ้นหลังจากปิดบัญชีคราวก่อนหน้าเท่านั้น
- หากต้องการเอกสารหรือการบันทึกบัญชีที่เปิดหลังการปิดบัญชีถูกรวมเข้าไปในการปิดบัญชี สามารถรีเซ็ตการปิดบัญชีให้เป็นสถานะรอดำเนินการ จากนั้นให้แสดงข้อมูลอีกครั้ง ระบบจะดึงข้อมูลทั้งหมดมารวมกัน และสามารถอนุมัติปิดบัญชีใหม่ได้อีกครั้ง
- บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย จะปรากฎรายการบันทึกปิดบัญชี และแสดงยอดคงเหลือในปีเป็น 0 เช่นเดียวกับรายงานทางบัญชี
- หากอนุมัติรายการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว จะส่งผลให้งบกำไรขาดทุนไม่แสดงข้อมูล แนะนำให้ดาวน์โหลดงบกำไรขาดทุนก่อนอนุมัติรายการ
ฟังก์ชั่นนี้สามารถใช้งานได้ในแพ็กเกจใด
- Standard
- Pro
- Pro Business
