การตั้งค่าเกี่ยวกับวันลา

การตั้งค่าเกี่ยวกับวันลา

เมื่อเข้ามาที่หน้าจอ FlowAccount Payroll แล้ว รูปเฟืองด้านซ้ายล่าง เพื่อเข้าดูการตั้งค่าดังภาพ

ตั้งค่าปฏิทินการทำงาน (Calendar Setting)

สำหรับการกำหนดรอบการลาและวันทำงานของบริษัท สามารถเข้ามาตั้งค่าได้ที่แถบเมนูซ้ายมือ

เลือกฟันเฟืองด้านซ้ายมือ เลือก การตั้งค่า → ตั้งค่าปฏิทินการทำงาน

โดยระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับรอบการลาไว้ที่ 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม

วันที่ทำงานของบริษัท จันทร์, อังคาร, พุธ, พฤหัสบดี และ ศุกร์

สามารถเปลี่ยนรอบการลาให้เป็นไปตามนโยบายรอบการลาของบริษัทได้ตามที่ต้องการ

คำแนะนำ: บริษัทไทย จะใช้รอบการลา 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม

บริษัทญี่ปุ่น จะใช้รอบการลา 1 เมษายน ถึง 31 มีนาคม

สามารถเลือกวันทำงานของบริษัทตามนโยบายที่ต้องการ โดยการตั้งค่าวันทำงานนี้ มีผลกับพนักงานทุกคนในบริษัท

เมื่อทำการเปลี่ยนข้อมูลตามนโยบายที่ต้องการแล้ว สามารถกด บันทึก เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในระบบ

ตั้งค่าวันหยุด (Holiday Setting)

ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นปฏิทินวันหยุดในปีปัจจุบันให้ทันที สำหรับการใช้งานครั้งแรก

โดยที่หน้าจอจะแสดง

• ปีของปฏิทินวันหยุด
• สถานะการใช้งาน
• ปุ่ม สร้างปฏิทิน
• ปุ่ม เพิ่มวันหยุด
• ลูกศรเลือกปีปฏิทินวันหยุด
• จำนวนวัน ซึ่งสัมพันธ์กับจำนวนวันหยุดด้านล่าง
• วันหยุดที่แบ่งตามเดือนต่างๆ

หากยังไม่มีการสร้างปฏิทินวันหยุดในปีหน้า สามารถกดปุ่ม สร้างปฏิทิน

จากนั้น ระบบจะแสดงหน้าจอการสร้างปฏิทินวันหยุด โดยระบบจะดึงรายการวันหยุดตามประกาศของธนาคารแห่งประเทศไทย

ซึ่งสามารถลบหรือเพิ่มวันหยุดเพิ่มเติมได้ตามนโยบายขององค์กร

เมื่อทำการเพิ่มหรือลบวันหยุดแล้ว ให้กดปุ่ม บันทึก จะเป็นการสร้างปฏิทินวันหยุดสำเร็จ

สำหรับปฏิทินในปีที่ผ่านมา หากได้มีการข้ามปีไปแล้ว จะไม่สามารถย้อนกลับไปลบหรือแก้ไขได้

สำหรับปีปัจจุบัน สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบวันหยุดได้

คำแนะนำ: หากเป็นการทำรายการย้อนหลังสำหรับวันที่ผ่านมาแล้ว จะมีผลกระทบต่อการใช้สิทธิ์วันลาบางประเภทที่พนักงานลาไปแล้ว

เมื่อต้องการเพิ่มวันหยุด สามารถกดปุ่ม เพิ่มวันหยุด ที่มุมขวาบน

ระบบจะบังคับให้ระบุ ชื่อวันหยุดภาษาไทย และวันที่หยุด

เมื่อระบุวันที่หยุด ระบบจะแสดงเป็นรูปปฏิทิน ให้เห็นภาพการระบุวันที่หยุดได้ง่ายขึ้น

หากมีวันหยุดที่มีชื่อซ้ำกันจำนวนหลายวัน เช่น วันสงกรานต์ สามารถกดปุ่ม เพิ่มวันหยุด เพื่อเพิ่มวันหยุดอื่นๆ ของชื่อวันหยุดเดียวกันได้

เมื่อระบุข้อมูลวันหยุดเรียบร้อยแล้ว สามารถกดบันทึก เพื่อเพิ่มวันหยุดในระบบได้

สามารถแก้ไขวันหยุดได้ โดยการเลือก ดินสอ ข้างถังขยะ

ระบบจะแสดงหน้าจอแก้ไขวันหยุด สามารถแก้ไขข้อมูล ได้แก่

• ชื่อวันหยุด ภาษาไทย
• ชื่อวันหยุด ภาษาอังกฤษ
• วันที่หยุด

จากนั้นกด บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้น

หน้าจอปฏิทินวันหยุด เมื่อทำการลบวันหยุดทั้งหมดในปฏิทิน

หากมีการเพิ่มปฏิทินวันหยุดของปีถัดไปแล้ว และยังไม่ถึงปีปฏิทินถัดไป สถานะของปฏิทินวันหยุดปีถัดไปจะแสดง ไม่ใช้งาน

ตั้งค่าการลา (Leave Setting)

สำหรับการตั้งค่าวันลาต่างๆ ให้เป็นไปตามกฎหมายและนโยบายขององค์กร

สามารถเข้าไปที่เมนูฟันเฟืองด้านซ้ายมือ เลือก การตั้งค่า → ตั้งค่าการลา

เมื่อเข้ามาแล้ว ระบบจะแสดงวันลาทุกประเภทที่มีอยู่ในระบบ โดยทุกประเภทวันลาจะเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น ซึ่งจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้

• รหัสการลา
• ชื่อประเภทวันลา
• จำนวนสิทธิ์ขั้นต่ำในการลา ต่อปี
• สถานะประเภทวันลา

สามารถเลือกเปิดใช้/ไม่ใช้งาน ที่ช่องสถานะ สำหรับประเภทวันลาตามนโยบายบริษัท

สามารถเลือกแสดงตามสถานะของประเภทการลาได้

สามารถกดที่แว่นขยายด้านขวา เพื่อพิมพ์ค้นหาประเภทวันลาที่ต้องการได้

หากต้องการแก้ไขข้อมูลประเภทวันลา สามารถกดได้ที่ 3 จุด ด้านขวา เลือก แก้ไข

หน้าจอจะแสดงข้อมูลการแก้ไขกฎเกณฑ์การลา ซึ่งสามารถแก้ไขได้ ดังต่อไปนี้

• ปุ่มเปิด/ปิด สำหรับการเปิดใช้/ไม่ใช้งาน ประเภทวันลา
• จำนวนวันที่ได้รับ ต่อปี
• ใช้วันลาได้ตั้งแต่ (วันเริ่มงาน/ผ่านทดลองงาน)
• การแจกวันลา (สิทธิ์เต็มจำนวน/สัดส่วนตามเดือนที่เข้างาน)
• หมายเหตุ
• หากเลือกบังคับกรอก ระบบจะบังคับให้พนักงานระบุหมายเหตุทันทีเมื่อลาตั้งแต่วันแรก
• เอกสารแนบ
• หากเลือกบังคับแนบ จะมีช่องระบุเมื่อลาตั้งแต่กี่วันขึ้นไป หากต้องการให้แนบตั้งแต่การขอวันลาวันแรก ให้ระบุเป็น 0

หากแก้ไขข้อมูลประเภทวันลาเรียบร้อยแล้ว กด บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้น

การตั้งค่าสิทธิ์การอนุมัติและปรับปรุงสิทธิ์วันลา

เป็นการตั้งค่าอนุมัติการลาในระดับพนักงาน โดยข้อมูลการอนุมัติการลา สามารถระบุผู้อนุมัติได้สูงสุด 2 คน โดยมีการบังคับที่ 1 คนเสมอ

เข้าไปที่เมนู พนักงาน → เลือกพนักงาน → ข้อมูลสิทธิ์การลาและการอนุมัติ ระบบจะแสดงหน้าจอ ดังภาพ

โดยจะแสดง ข้อมูลการอนุมัติการลา สำหรับแก้ไขข้อมูลผู้อนุมัติและตั้งสิทธิ์การเป็นผู้อนุมัติ และข้อมูลสิทธิ์การลา การให้ปรับปรุงสิทธิ์ เพิ่มหรือลด ประเภทวันลาของพนักงานเป็นกรณีพิเศษ

การระบุข้อมูลผู้อนุมัติการลา สามารถเลือกผู้อนุมัติ 1 และผู้อนุมัติ 2 ได้ แต่ผู้อนุมัตินั้น จะต้องถูกกำหนดว่า มีสิทธิ์ ในการอนุมัติให้เรียบร้อยก่อน

จากนั้นรายชื่อผู้อนุมัติจะแสดงในช่องผู้อนุมัติ ให้เลือกผู้อนุมัติตามข้อมูลหัวหน้าโดยตรง หรือผู้จัดการโดยตรงได้ จากนั้นกด บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้น

หากต้องการเพิ่มหรือลดสิทธิ์วันลาให้กับพนักงานเป็นกรณีพิเศษ สามารถเข้ามาที่ ข้อมูลสิทธิ์การลาและผู้อนุมัติ จากนั้นไปที่กรอบ ข้อมูลสิทธิ์การลา กด แก้ไข

หน้าจอจะแสดงข้อมูล

• ประเภทวันลา
• สิทธิ์ที่ได้
• เพิ่ม/ลด
• วันลาที่ใช้ได้

จากนั้นให้กดลูกศรขึ้น เพื่อเพิ่มวันลา หรือลูกศรลง เพื่อลดวันลา โดยการเพิ่มหรือลด จะส่งผลกับข้อมูล วันลาที่ใช้ได้

เมื่อกด บันทึก ช่องเพิ่ม/ลด จะยังคงแสดงจำนวนการปรับปรุงสิทธิ์ และปรับปรุงใหม่ในคอลัมน์ วันลาที่ใช้ได้ เป็นอันเสร็จสิ้น

วันลาที่ใช้ได้ X/Y เมื่อ X = สิทธิ์ที่ใช้ได้ + เพิ่ม/ลด - รออนุมัติ - ใช้ไปแล้ว

เมื่อ Y = สิทธิ์ที่ใช้ได้ + เพิ่ม/ลด

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ Leave Management

1. ใครใช้ Leave Management ได้บ้าง

ตอบ: ทุกคนในองค์กร ตั้งแต่พนักงาน หัวหน้างาน ผู้จัดการ ผู้บริหาร เจ้าของบริษัท โดยทุกคนต้องมีรายชื่อพนักงานอยู่ใน FlowAccount Payroll แล้วต้องถูกเชิญเพื่อเข้าใช้ระบบแล้วเท่านั้น

2. ใครในระบบที่มีสิทธิ์เข้าถึง Leave Management บ้าง

ตอบ: เจ้าของกิจการ สามารถเข้าถึงการตั้งค่าทุกอย่างของ Leave Management ได้

สำหรับ สำนักงานบัญชี, นักบัญชีและธุรการ, ผู้จัดการฝ่ายบุคคล, พนักงานฝ่ายบุคคล สามารถเข้าถึงการตั้งค่าของ Leave Management ตามสิทธิ์ที่ได้รับ

3. สามารถใช้ Leave Management ในอุปกรณ์ไหนได้บ้าง

ตอบ: สามารถใช้ผ่านบนเว็บไซต์ สำหรับเจ้าของกิจการ,สำนักงานบัญชี, นักบัญชีและธุรการ, ผู้จัดการฝ่ายบุคคล, พนักงานฝ่ายบุคคล และแอปพลิเคชัน FlowAccount บนมือถือสำหรับทุกคนได้ทุกที่ทุกเวลา

4. Leave Management สามารถใช้กับแพ็กเกจไหนได้บ้าง ราคาเท่าไร

ตอบ: สามารถใช้ได้กับทุกแพ็กเกจ ตั้งแต่ฟรี จนถึง Pro Business โดยมีราคาเริ่มต้น 2,990 บาท/ปี ใน Add-on โปรแกรมลางานออนไลน์ (Leave Management)

5. หากต้องการจะใช้ Leave Management ต้องทำอย่างไร

ตอบ: ต้องซื้อ Add-on โปรแกรมลางานออนไลน์ (Leave Management) ภายในระบบ FlowAccount Payroll เท่านั้น โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. ล็อกอินเข้าสู่ระบบ FlowAccount
2. เข้าไปที่ระบบ FlowAccount Payroll
3. เลือกเมนู รายชื่อพนักงาน จากนั้นกดปุ่ม เชิญพนักงานใช้งาน ที่มุมขวา
4. หน้าต่าง โปรแกรมลางานออนไลน์ จะแสดงขึ้นมา สามารถเลือกระหว่างทดลองใช้ฟรี 30 วัน หรือ กดสนใจซื้อแพ็กเกจ ได้เลย
5. หากเลือกทดลองใช้ฟรี 30 วัน จะสามารถใช้ Add-on นี้ได้ทันที
6. หากเลือกกดสนใจซื้อแพ็กเกจ จะต้องทำการใส่ข้อมูลเพื่อชำระเงินในการซื้อต่อไป
7. เมื่อชำระเงินเสร็จสิ้น ระบบจะปลดล็อกเพื่อสามารถใช้งาน Leave Management ได้