หากลองย้อนกลับไปเมื่อการทำบัญชีเริ่มต้นด้วยการบันทึกบัญชีด้วยมือ ที่ต้องใช้ความละเอียดถี่ยิบเลยในการบันทึกข้อมูลตามเอกสารอ้างอิง หาตัวเลขที่ไม่ดุลด้วยตาเนื้อ หรือการผ่านบัญชีจากสมุดบัญชีหลายเล่มกว่าจะสามารถจัดทำงบการเงินได้สำเร็จค่ะ

 

แล้วต่อมาเมื่อมีการพัฒนาโปรแกรมบัญชีให้ออกเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินหน้าบ้านขณะเกิดรายการแล้วเชื่อมโยงรายการนั้นมาบันทึกบัญชีด้วยการผูกผังบัญชีกับเอกสารและการเปลี่ยนสถานะเอกสารด้วยค่ะ ช่วยลดเวลาในการบันทึกบัญชีของนักบัญชีได้มากขึ้น เพราะช่วงเวลานั้นจะถูกทดแทนด้วยการจัดทำข้อมูลบางส่วนจากโปรแกรมบัญชีที่วางไว้อัตโนมัติ ส่วนทีเหลือนักบัญชีค่อยเน้นการบันทึกบัญชีจากการตรวจสอบรายการบัญชีอื่นๆ หรือรายการปรับปรุงที่ไม่ได้เชื่อมโยงโดยระบบอัตโนมัติเพื่อนำมาจัดทำงบการเงินเท่านั้นเองหละค่ะ

 

เท่านั้นก็ว่า advanced มากแล้วนะคะ แต่ไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีมีการประยุกต์เอาเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence หรือ AI) มาเรียนรู้จดจำรูปแบบของรายการค้า เพื่อช่วยแปลงข้อมูลที่ถูกจัดเตรียมในรูปแบบของรายการบันทึกบัญชีมาบันทึกบัญชีบนโปรแกรมบัญชีอัตโนมัติ แถมยังส่งข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ตด้วยเทคโนโลยีการรับส่งข้อมูล (Application Programming Interface ที่เราคุ่นเคยกับคำว่า API) ทำให้การรับ-ส่งข้อมูลระหว่างระบบทำได้ในชั่วพริบตา โดยเฉพาะกับการซื้อขายสินค้าผ่าน platform ออนไลน์ต่างๆ

 

API คืออะไร ทำไมถึงสำคัญในการทำบัญชี

 

API จริงๆ แล้วก็เป็นตัวกลางหรือท่อส่งข้อมูลที่เชื่อมต่อระหว่างโปรแกรมผู้ใช้บริการและโปรแกรมผู้ให้บริการค่ะ เมื่อใดก็ตามที่คำสั่งของผู้ใช้บริการ trigger ไว้ว่าจังหวะนี้นะต้องข้อมูลมากให้ เจ้าตัวกลาง API นี้ก็จะทำหน้าที่ส่งคำขอไปยังโปรแกรมผู้ให้บริการเพื่อส่งข้อมูลกลับมาที่ผู้ใช้บริการแบบอัตโนมัติ โดยมีเงื่อนไขว่าผู้ให้บริการจะต้องยินยอมเปิดข้อมูลนั้นเพื่อให้นำไปใช้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเข้าใจโครงสร้างภายในของโปรแกรมนั้นค่ะ

 

ลองมาเปรียบเทียบให้เห็นภาพชัดขึ้นด้วยตัวอย่าง เช่น ร้านค้าโปรแกรมบัญชีออนไลน์เสมือนเป็นผู้ใช้บริการ และ ร้านค้าบน Platform ก็เป็นผู้ให้บริการนั่นเองค่ะ 

 

ซึ่งการส่งข้อมูลก็อย่างเช่นว่า API มีคำสั่งที่ต้องส่งข้อมูลเมื่อมีการขายบน platform ร้านค้าออนไลน์อย่าง Lazada Shopee ทุกๆ 5-10 นาที มาบันทึกบนโปรแกรมบัญชีทันที ดังนั้นเจ้าของร้านค้าที่มีการเชื่อมต่อระหว่างโปรแกรมบัญชีและแพลตฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ทุกครั้งที่มีการขายก็ไม่ต้องกังวลว่าจะต้องนำข้อมูลมาบันทึกยอดขายหรือตัดสต็อกด้วยมืออีก เพราะระบบจะมีการเชื่อต่อข้อมูลให้อัตโนมัติไว้อยู่แล้วค่ะ

 

การเชื่อมต่อเพื่อมาบันทึกบัญชีเป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของการใช้ API เท่านั้น ปัจจุบันนี้ยังมีอีกหลายรูปแบบที่เราใช้กันในชีวิตประจำวันที่เกี่ยวกับการทำบัญชีแบบไม่รู้ตัวค่ะ ลองมาดูกันนะคะว่าใครเคยใช้อะไรไปแล้วบ้างค่ะ

 

ตัวอย่างการเชื่อมต่อ API ที่เกี่ยวกับการทำบัญชี

 

รายการที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีนั้นก็มีตั้งแต่ซื้อ ขาย จ่าย รับ ภาษี จัดการเงินเดือน ทำรายงานต่างๆ มากมาย การเชื่อมต่อ API มีหลายรูปแบบที่โปแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount นำประยุกต์ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดขั้นตอนในการทำงานที่ซ้ำซ้อนออกไป ไม่ว่าจะเป็น

 

 

• เชื่อมต่อการชำระเงินออนไลน์ (Payment Gateway)

การเชื่อมต่อ API เพื่อบันทึกรับชำระเงินจากลูกค้ากับบริการชำระเงินออนไลน์เช่น Stripe หรือ Omise ที่มีทางเลือกในการชำระเงินไม่ว่าจะเป็นผ่านบัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือ PromptPay โดยเวลาที่ลูกค้าชำระเงินเข้ามาเอกสารจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็นรับชำระเงินแล้วและบันทึกธุรกรรมการรับชำระเงินเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติแบบที่เจ้าของกิจการไม่ต้องนั่งตามการรับเงินเข้าทีละรายการเลยค่ะ

 

• การเชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์

การเชื่อมต่อ API กับหลายๆ แพลตฟอร์ม E-Commerce เช่น Shopee, Lazada หรือ WooCommerce ที่จะมีคำสั่งดึงข้อมูลการขายอัตโนมัติ และแน่นอนว่าหากร้านค้าใดมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ในทุกรายได้ที่เกิดขึ้นจะมีการบันทึก VAT ขายเพื่อนำส่งกรมสรรพากรให้เช่นกันค่ะ ในส่วนขอสินค้าระบบจะมีการดึงข้อมูลเพื่อตัดสต็อก อัพเดตจำนวนคงเหลือสินค้าคงคลังทุกครั้งที่มีการขายบันทึกอัตโนมัติใน FlowAccount เพื่อการบันทึกบัญชีที่แม่นยำและสามารถติดตามรายงานการขาย การชำระเงินได้เลยค่ะ

 

• การเชื่อมต่อเมื่อมีการขายหลายสกุลเงิน

โปรแกรมบัญชี FlowAccount มีการเชื่อมต่อ API กับบริการอัพเดตข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินจากธนาคารแห่งประเทศไทย ที่เข้ามาช่วยอัพเดตอัตราแลกเปลี่ยนและการแปลงค่าสกุลเงินอัตโนมัติในการบันทึกบัญชี เพียงเพิ่มสกุลเงินที่ใช้ในเอกสาร ทำให้การบันทึกธุรกรรมระหว่างประเทศแม่นยำมากขึ้น โดยไม่ต้องทำ 2 ต่อคือเช็คข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยน คำนวณการแปลงค่าเพื่อมาบันทึกบัญชีเองอีกแล้วค่ะ

 

• การเชื่อมต่อการชำระเงินเดือนพนักงานกับ K-Cash Connect Plus

การเชื่อมต่อ API กับบริการ K-Cash Connect Plus จะช่วยในการชำระเงินเดือนพนักงานโดยอัตโนมัติ โดยการดึงข้อมูลเงินเดือนจากระบบบัญชีและส่งข้อมูลการชำระเงินไปยังธนาคารเพื่อทำการโอนเงินไปยังบัญชีของพนักงานงานทุกคนในครั้งเดียวตามที่ได้ตั้งค่าไว้แล้ว รวมถึงการบันทึกการชำระเงินใน FlowAccount ให้เลยอีกด้วยค่ะ

 

ประโยชน์ของการใช้ API ในการทำบัญชี

 

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ ทุกคนคงทราบดีแล้วว่าการเชื่อมต่อนั้นอยู่ในหลายๆจุดของการทำบัญชี แล้วทีนี้ลองมาสรุปกันอีกสักนิดค่ะว่า ประโยชน์ที่หลายธุรกิจเปลี่ยนใจหันมาใช้กันนั้นมีอะไรบ้างนะคะ

 

• ลดข้อผิดพลาด

การบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติผ่าน API ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ (Human error) ที่จะช่วยให้ข้อมูลการบัญชีมีความแม่นยำและน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น แน่นอนนะคะว่าคนเราก็ต้องมีวันที่ตาลายกันบ้าง หรือเผลพิมตัวเลขเกินไปบ้าง หลายครั้งที่บันทึกผิดก็เสียเวลาจำนวนมากที่จะมานั่งไล่เช็คข้อมูลใหม่ทั้งหมดเพื่อแก้ไขในจุดเดียว

 

• ประหยัดเวลาและแรงงาน

เวลาการทำงานถือว่าเป็นเงินเป็นทองที่สุดค่ะ ครั้นเราจ้างพนักงานมาเพิ่ม 1 คน ต้นทุนก็เพิ่มเป็น fixed cost ตามมา การใช้ API ในการบันทึกข้อมูลการขาย การชำระเงิน และการจัดส่งอัตโนมัตินั้นจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนที่ฝั่งขายบนแพลตฟอร์มออนไลน์ก็ไม่ต้องกังวลว่าจะเก็บครบถ้วนหรือไม่ หรือการรับชำระเงินของลูกค้าที่บางครั้งร้านค้าเราขายดีมากๆ ก็ไม่ต้องเสียเวลาไปนั่งไล่ทีละรายว่าขั้นตอนการชำระเงินไปถึงไหน อเป็นอย่างไรบ้าง ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นที่จะไปโฟกัสงานที่มีความสำคัญและเพิ่มคุณค่าให้กับธุรกิจมากกว่าการบันทึกข้อมูลซ้ำๆ นั่นเองค่ะ

 

• การวิเคราะห์ข้อมูล

การปรับกลยุทธ์ธุรกิจเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นที่ผู้บริหารต้องปรับแก้กันตลอดเวลาจริงไหมคะ ดังนั้นการที่มีข้อมูลแม่นยำและทันเวลา ทำให้สามารถวางแผนธุรกิจและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมีข้อมูล support การตัดสินใจ ไม่ใช่เป็นการคาดคะเนด้วยอารมณ์หรือคิดไปเองค่ะ

 

ทีนี้ใครที่มีร้านค้าออนไลน์แล้วอยากเชื่อมต่อให้มาบันทึกบัญชีอัตโนมัติห้ามพลาดเลย เรามาทำความเข้าใจกันว่าการเชื่อมต่อโปรแกรมบัญชี FlowAccount กับ Shopee และ Lazada มีขั้นตอนอย่างไรกันบ้างนะคะ

 

วิธีการเชื่อมต่อร้านค้าออนไลน์ Shopee กับ FlowAccount 

 

1. เข้าสู่ระบบ FlowAccount คลิกที่ MyPlatform บริเวณจุดเก้าจุดด้านล่างซ้ายมือ ตามภาพนี้ค่ะ

 

 

2. จากนั้นกดที่สัญลักษณ์ Shopee เพื่อดำเนินการเชื่อมต่อค่ะ

 

 

3. จากนั้นกดที่ปุ่ม “เชื่อมต่อ” ระบบจะเริ่มต้นเชื่อมต่อ FlowAccount กับ Shopee ของคุณ

 

 

4. เมื่อเริ่มต้นการเชื่อมต่อระบบจะมีการทบกวนให้ว่าชื่อบริษัทถูกต้องไหม ธุรกิจมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ถ้าเช็คแล้วว่าถูกต้อง ก็คลิก “ต่อไป” ได้เลยค่ะ

 

 

5. บน Pop-up จะมีการอธิบายว่าเมื่อสถานะบน Shopee เปลี่ยนเป็น “ส่งสินค้าแล้ว” จะมีการดึงข้อมูลมาเปิดบิลเป็นเอกสาร ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(เงินสด) หรือเอกสาร CA ให้โดยอัตโนมัติบน FlowAccount จากนั้นเมื่อมีการรับชำระเงินจากลูกค้าสถานะเอกสารบน FlowAccount ก็จะถูกเปลี่ยนเป็น “เก็บเงินแล้ว” ให้อัตโนมัติค่ะ

 

 

6. ต่อมาจะเป็นเรื่องช่องทางการรับเงินค่ะ ในส่วนนี้สามารถเพิ่มช่องทางการรับเงินอันใหม่ เพื่อเป็นชื่อร้านค้าที่มาจากการขายผ่าน Shopee แยกออกมาเลยก็เป็นทางเลือกที่ดีเลยหละค่ะ แต่หากร้านค้าใดมีวิธีการแบบอื่นๆก็สามารถเลือกตามตัวเลือกที่ FlowAccount เปิดไว้ให้ได้เช่นกัน

 

 

7. จากนั้นจะมีการทบทวนว่าจะให้มีการเปิดใช้งานฟังก์ชัน เมื่อมีค่านำส่งจาก Shopee และส่วนลดพิเศษมาเปิดเอกสารหรือไม่ ในส่วนนี้สามารถเลือกตามสิ่งที่กิจการอยากให้เป็นได้เลยค่ะ

 

 

8. ใน pop-up ขั้นตอนที่ 5 นี้จะเป็นการเช็คข้อมูลก่อนการเชื่อมต่อขั้นสุดท้ายค่ะว่าอยากแก้ไขเพิ่มเติมในส่วนใดหรือไม่ หากไม่มีแล้วก็สามารถกด “บันทึก” ได้เลยนะคะ

 

 

9. ระบบจะพาไปสู่การล็อกอินใน Shopee สามารถเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่าน ร้านค้าที่ต้องการเชื่อมต่อ FlowAccount ได้เลยค่ะ

 

 

10. ตรวจสอบสถานะการเชื่อมต่อได้ในหน้าแรกบน MyPlatform หากต้องการยกเลิกการเชื่อมต่อสามารถกดที่ปุ่มเชื่อมต่อ จะสามารถเลือกยกเลิกการเชื่อมต่อได้เช่นกันค่ะ

 

 

เพียงเท่านี้รายการคำสั่งซื้อของลูกค้าบนร้านค้า Shopee ก็จะถูกเชื่อมต่อ API นำมาเปิดเป็นเอกสารใน FlowAccount โดยอัตโนมัติแล้วค่ะ  สำหรับคำสั่งซื้อที่เกิดขึ้นระบบการเปิดเอกสารจาก Shopee ใน FlowAccount จะมีรอบการเปิดเอกสารทุกๆ 5-10 นาที หากมีคำสั่งซื้อที่อยู่ในขั้นตอน “ที่ต้องจัดส่ง” และอยู่ในสถานะ “ดำเนินการแล้ว” ก็จะนำมาเปิดเอกสารที่มีข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ

 

วิธีการเชื่อมต่อร้านค้าออนไลน์ Lazada กับ FlowAccount

 

1. เข้าสู่ระบบ FlowAccount คลิกที่ MyPlatform บริเวณจุดเก้าจุดด้านล่างซ้ายมือ ตามภาพนี้ค่ะ

 

 

2. จากนั้นกดที่สัญลักษณ์ Lazada เพื่อดำเนินการเชื่อมต่อค่ะ

 

 

3. จากนั้นกดที่ปุ่ม “เชื่อมต่อ” ระบบจะเริ่มต้นเชื่อมต่อ FlowAccount กับ Lazada ของกิจการ

 

 

4. การเชื่อมต่อร้านค้า Lazada จะมีระบบรักษาความปลอดภัยโดยการให้กรอกรหัสผ่านและ reset รหัสผ่านบน FlowAccount ก่อนการเชื่อมต่อ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่กำลังเชื่อมต่อมีตัวตนในกิจการจริง

 

 

5. เมื่อเริ่มต้นการเชื่อมต่อระบบจะมีการทบกวนให้ว่าชื่อบริษัทถูกต้องไหม ธุรกิจมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ถ้าเช็คแล้วว่าถูกต้อง ก็คลิก “ต่อไป” ได้เลยค่ะ

 

 

6. บน Pop-up จะมีการอธิบายว่าเมื่อสถานะบน Lazada เปลี่ยนเป็น “ส่งสินค้าแล้ว” จะมีการดึงข้อมูลมาเปิดบิลเป็นเอกสาร ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (เงินสด) หรือเอกสาร CA ให้โดยอัตโนมัติ

 

 

7. ต่อมาจะเป็นเรื่องช่องทางการรับเงินค่ะ ในส่วนนี้สามารถเพิ่มช่องทางการรับเงินอันใหม่ เพื่อเป็นชื่อร้านค้าที่มาจากการขายผ่าน Lazada แยกออกมาก็ได้เช่นกันค่ะ

 

 

8. Pop-up จะการทบทวนว่าจะให้มีการเปิดใช้งานฟังก์ชัน เมื่อมีค่านำส่งจาก Lazada และส่วนลดพิเศษมาเปิดเอกสารหรือไม่ ในส่วนนี้สามารถเลือกตามสิ่งที่กิจการอยากให้เป็นได้เลยค่ะ

 

 

9. ในขั้นตอนที่ 5 นี้จะเป็นการเช็คข้อมูลก่อนการเชื่อมต่อขั้นสุดท้ายค่ะว่าอยากแก้ไขเพิ่มเติมในส่วนใดหรือไม่ หากไม่มีแล้วก็สามารถกด “บันทึก” ได้เลยนะคะ

 

 

10. ระบบจะพาไปสู่การล็อกอินใน Lazada ด้วย ท่านสามารถกรอกอีเมลและรหัสผ่าน ร้านค้าที่ต้องการเชื่อมต่อ FlowAccount เข้ามาได้เลยค่ะ

 

 

เพียงทำตามขั้นตอนด้านบนนี้ก็สามารถเชื่อมต่อ API กับร้านค้าออนไลน์ Shopee และ Lazada ให้นำข้อมูลมาบันทึกบัญชีอัตโนมัติที่ FlowAccount ได้แล้วค่ะ มากกว่านั้นหากเจ้าของธุรกิจมีหลายร้านค้าในแต่ละแพลตฟอร์มไปอีกก็สามารถทำได้เช่นกัน เพียงทำตามข้อมูลในการเชื่อมต่อ Shopee Lazada หลายร้านค้าค่ะ

 

การใช้ API ในการขายของออนไลน์ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจสะดวกและรวดเร็ว แต่ยังช่วยให้การทำบัญชีเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำมากยิ่งขึ้น เหมือนเป็นการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันและความสำเร็จของธุรกิจในยุคดิจิทัลท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

 

การนำเทคโนโลยี API มาใช้ในธุรกิจออนไลน์จึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า มากกว่านั้นคือร้านค้าที่ใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount อยู่แล้วก็สามารถเชื่อมต่อระบบ API ที่เกี่ยวข้องกับการขายของออนไลน์ทั้งหมดที่ว่ามาได้เพียงไม่กี่คลิกเลยค่ะ