เมื่ออัปโหลดไฟล์ภาพเอกสารเข้าระบบ AutoKey ระบบจะสแกนข้อมูลจากเอกสารเป็นข้อมูลของค่าใช้จ่ายให้ทางด้านขวามือ และระบบแนะนำหมวดหมู่ให้ในครั้งแรกโดยสามารถแก้ตามที่ต้องการได้ หลักจากบันทึกค่าใช้จ่ายในครั้งแรก ระบบจะนำหมวดหมู่ที่ท่านเลือกมาใช้ในค่าใช้จ่ายครั้งถัดไป
ระบบจะมีตัวเลือกว่า ใช้เป็นข้อมูลใบกำกับภาษี โดยจะแสดงเฉพาะสำหรับธุรกิจที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม ประกอบด้วย
- ภ.พ.30
- ภ.พ.36 (สามารถอ่านข้อมูลเพิ่มได้ที่ Link)
หากเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ค่าเช่า ค่าจ้างฟรีแลนซ์ ค่าธรรมเนียมธนาคาร สามารถติ๊ก ใช้เป็นข้อมูลใบกำกับภาษี ออกได้
หลังจากบันทึกเอกสารแบบใช้เป็นข้อมูลใบกำกับภาษีซื้แล้ว สามารถตรวจสอบเอกสารได้ที่ FlowAccount ในเมนูบริหารภาษีมูลค่าเพิ่ม -> จัดการเอกสารภาษีซื้อ จะพบเอกสารค่าใช้จ่ายที่ทำการบันทึกมีสถานะ “รับใบกำกับภาษีแล้ว”
สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมการบริหารภาษีมูลค่าเพิ่มได้ที่ Link
เอกสารค่าใช้จ่ายบนระบบจะมีสถานะเอกสารเป็น “อนุมัติ” ระบบจะบันทึกบัญชีให้ใน สมุดรายวันซื้อ (UV) และเมื่อทำการกดเปลี่ยนสถานะของรายการค่าใช้จ่ายว่าเป็น ชำระเงินแล้ว ระบบจะบันทึกบัญชีไปยังสมุดรายวันจ่าย (PV)