เอกสารใบลดหนี้
New FlowAccount รองรับการสร้างใบลดหนี้แยก ด้วยวิธีกดสร้างเอกสารใหม่ได้เอง ไม่จำเป็นต้องสร้างต่อโดยอ้างอิงจากใบกำกับภาษี ช่วยให้ออกเอกสารเวลาค้าขาย โดยเฉพาะธุรกิจขายเงินสด ง่ายขึ้นกว่าเดิม
ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ใช้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงราคาขายหรือค่าบริการที่ได้เคยตกลงขายให้กับลูกค้าตั้งแต่แรก ด้วยวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น สินค้ามีความบกพร่อง คำนวณราคาผิด หรือจ่ายค่าชดเชยต่างๆ ตามข้อตกลง ฯลฯ
หากต้องการสร้างใบลดหนี้แยกสามารถทำตามขั้นตอนได้ดังนี้
1.เข้ามาที่เมนูขาย >> ใบลดหนี้ สังเกตทางด้านขวามือของหน้าจอ จะเห็นปุ่มสร้างใหม่สีเขียว ให้กดที่ปุ่มลูกศรชี้ลงข้างๆ จะเจอปุ่ม “สร้างใบลดหนี้แยก”
2. กรอกรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อลูกค้า เหตุผลในการออกใบลดหนี้ สินค้าที่ต้องการลดหนี้ เลขที่เอกสารอ้างอิง รวมถึงสามารถระบุการคืน หรือไม่คืนสินค้านับสต็อกบนเอกสารได้
3. ในส่วนรายละเอียดราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถใส่มูลค่าตามเอกสารเดิม จากใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงถึงได้เลย แต่ให้สังเกตประเภทเอกสารใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ด้วยคือ
- หากเป็นเอกสารประเภท “ราคาไม่รวมภาษี” ให้กรอกด้วยยอด ราคาหลังหักส่วนลด ก่อนรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- หากเป็นเอกสารประเภท “ราคารวมภาษี” ให้กรอกด้วยยอด จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น ซึ่งรวมภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปด้วย
เมื่อเรียบร้อยแล้ว ก็กดบันทึกรายการหรือสั่งพิมพ์เอกสารใบลดหนี้ได้เลย
การคืนเงินในการออกเอกสารใบลดหนี้
การทำเอกสารใบลดหนี้ยังสามารถเลือกดำเนินการต่อได้ด้วยการคืนเงิน หรือนำไปวางบิลร่วมกับใบวางบิลรวม หรือใบเสร็จรวม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อตกลงร่วมกันระหว่างธุรกิจ
กรณีต้องการบันทึกการคืนเงินจากใบลดหนี้ ที่สถานะ “รอดำเนินการ” ให้กดเลือก “คืนเงิน” พร้อมกรอกเหตุผลในการคืนเงิน และช่องทางการคืนเงิน เมื่อกรอกเสร็จ ระบบจะเปลี่ยนสถานะให้เป็น “คืนเงินแล้ว”
การนำใบลดหนี้ไปวางบิลร่วมกับเอกสารอื่น
กรณีนำใบลดหนี้ไปวางบิลร่วมกับใบแจ้งหนี้อื่นๆ เนื่องจากตอนค้าขายตกลงกันว่าจะยังไม่คืนเงินส่วนลดให้ แต่จะขอโยกไปรวมกับยอดขายอื่นๆ ก็สามารถสร้างใบวางบิลรวม หรือใบเสร็จรวม กับใบแจ้งหนี้อื่นๆ ที่ตั้งใจจะเรียกเก็บต่อไปก็ได้
มาที่สถานะ “รอดำเนินการ” กดเลือก “สร้างใบวางบิลรวม” หรือ “สร้างใบเสร็จรวม” พร้อมดึงใบแจ้งหนี้ใบอื่นๆ ที่เป็นชื่อลูกค้าเดียวกัน มาคำนวณรวม ซึ่งจะส่งผลให้สถานะเอกสารใบลดหนี้ถูกเปลี่ยนเป็น “รอเก็บเงิน” ในกรณีนำไปสร้างใบวางบิลรวม หรือ ถ้านำเอกสารไปสร้างเป็นใบเสร็จรับเงินรวมเอกสารจะเป็นสถานะ “เปิดใบเสร็จแล้ว”
