ถ้าต้องการเปลี่ยนรูปแบบการรันเลขที่เอกสาร สามารถทำได้โดยการคลิกที่ รีเซ็ตเลขรัน และเปลี่ยนรูปแบบตามที่ต้องการได้
โดยแต่ละรูปแบบของเลขรันเอกสารมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันคือ
แบบที่ 1 แบบรันเลขเอกสารต่อเนื่อง (INV000001)
เหมาะสำหรับธุรกิจที่เปิดเอกสารไม่มาก เลขเอกสารจะรันต่อเนื่องไปเรื่อยๆ
การรันเลขรูปแบบนี้ ถ้าลืมออกเอกสารของเดือนก่อน จะไม่สามารถทำเอกสารย้อนหลังเพื่อแทรกเลขที่เอกสารได้
แบบที่ 2 แบบรันเลขเอกสารตามปี เดือน วัน (202401010001)
เลขเอกสารจะรันตามปี เดือนและวัน เมื่อมีการขึ้นปีใหม่ หรือขึ้นเดือนใหม่ หรือขึ้นวันใหม่ เลขที่รันเอกสารจะเริ่มนับ 1 ใหม่เสมอ
การรันเลขรูปแบบนี้ ถ้าลืมบันทึกเอกสารของวันก่อนหรือเดือนก่อน จะสามารถแทรกเอกสารได้ โดยการเลือกวันที่ของเอกสารตอนสร้างเอกสาร ระบบจะรันเลขต่อท้ายของวันนั้นในเดือนที่ทำเอกสารย้อนหลังให้ เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการเปิดเอกสารจำนวนมาก เช่น ธุรกิจ E-commerce
แบบที่ 3 แบบรันเลขเอกสารตามปี เดือน (2024010001)
เลขเอกสารจะรันตามปี และเดือน เมื่อมีการขึ้นปีใหม่ หรือขึ้นเดือนใหม่ เลขที่รันเอกสารจะเริ่มนับ 1 ใหม่
การรันเลขรูปแบบนี้ ถ้าลืมออกเอกสารของเดือนก่อน จะสามารถแทรกเอกสารได้ โดยการเลือกวันที่ของเอกสารตอนสร้างเอกสาร ระบบจะรันเลขต่อท้ายของเดือนที่ทำเอกสารย้อนหลัง
แบบที่ 4 แบบรันเลขเอกสารตามปี (2024000001)
เลขของเอกสารจะรันตามปี และรันเลขเอกสารต่อเนื่องเรื่อยๆ เมื่อขึ้นปีใหม่ เลขปีจะเปลี่ยน และเลขที่รันเอกสารจะเริ่มนับ 1 ใหม่
การรันเลขรูปแบบนี้ช่วยให้หาเอกสารได้ง่าย แต่ถ้าลืมออกเอกสาร จะไม่สามารถแทรกเลขที่เอกสารในช่วงปีได้
- เลขรันเอกสารในระบบ FlowAccount จะรันเลขแบบปี ค.ศ. ยังไม่รองรับปี พ.ศ.
- สามารถใส่ตัวอักษรได้ 3 ตัวอักษร รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
- เลขรันเอกสารรองรับ 4 และ 5 ตำแหน่ง ตามรูปแบบการรันเลขที่ของเอกสารที่เลือก