การล็อกงวดบัญชีจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจะเกิดขึ้นทั้งจากการคีย์ข้อมูลย้อนหลังหรือแก้ไขข้อมูลที่บันทึกไปแล้ว หลังจากที่ทำการปิดงบไปแล้วหรือส่งภาษีไปแล้วไม่ควรที่จะมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงงบทางบัญชี หากมียอดที่แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงจะต้องแจ้งไปยังกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรพร้อมทั้งเสียค่าปรับ โดยผู้ใช้งานสามารถล็อกงวดบัญชีที่ปิดงบหรือยื่นภาษีไปแล้วผ่านการตั้งค่าด้านบัญชีในระบบ FlowAccount โดยผู้ที่มีสิทธิ์ล็อกงวดบัญชีคือคนที่สามารถเข้าถึงการบริหารบัญชีและใช้แพ็กเกจตั้งแต่ standard ขึ้นไป โดยฟังก์ชั่นการล็อกงวดบัญชีจะรองรับสำหรับบริษัทที่ไม่ได้เชื่อมต่อ Open API เท่านั้น
วิธีการล็อกงวดบัญชี
ผู้ใช้งานสามารถล็อกงวดบัญชีจากเมนูการตั้งค่าด้านบัญชี >> ล็อกงวดบัญชี โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่ต้องการล็อกงวดพร้อมทั้งใส่เหตุผลของการล็อกงวดดังนี้
วิธีการแก้ไขหรือปลดล็อกวันล็อกงวดบัญชี
หากผู้ใช้งานต้องการแก้ไขหรือปลดล็อกวันที่ล็อกงวดบัญชีจะต้องกลับไปที่เมนูการตั้งค่าด้านบัญชี >> ล็อกงวดบัญชี โดยระบบจะทำการแก้ไขข้อมูลให้หลังจากกดบันทึกพร้อมทั้งใส่เหตุผลของการแก้ไขการล็อกงวดบัญชี
หลังจากล็อกงวดบัญชีเอกสารจะแสดงอย่างไร
หลังจากที่บริษัทได้ทำการตั้งค่าการล็อกงวดบัญชีแล้วจะไม่สามารถเปิดเอกสาร สร้างรายการยื่นแบบภาษีรายเดือน หรือสร้างรายการเงินเดือน ในงวดที่ถูกล็อกไปแล้วโดยผู้ใช้งานจะเจอ pop-up แจ้งเตือนให้ทำการปลดล็อกหรือแก้ไขวันที่ดังนี้
หากเป็นเอกสารที่สร้างก่อนทำการล็อกงวดบัญชีและเอกสารใบนั้นอยู่ในงวดที่ถูกล็อก เมื่อกลับเข้ามาดูเอกสารจะไม่สามารถแก้ไขได้พร้อมทั้งจะมี icon แจ้งเตือนว่าเอกสารใบนี้อยู่ในงวดที่ถูกล็อกดังนี้
คำถามที่พบบ่อย
ตอบ สามารถตรวจสอบได้จากประวัติการล็อกงวดบัญชี