บริษัทที่มีพนักงานจำนวนมากหรือมีการเพิ่มพนักงานในทุกเดือน สามารถประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูลด้วยฟังก์ชัน นำเข้าข้อมูลพนักงาน บนระบบ Payroll จาก FlowAccount
เพียงเตรียมไฟล์ Excel ให้ตรงตามรูปแบบที่กำหนด ก็สามารถอัปโหลดข้อมูลพนักงานเข้าในระบบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ขั้นตอนในการใช้งานฟังก์ชันนี้ ประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลัก คือ
เตรียมไฟล์นำเข้า > ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล > นำเข้าสู่ระบบ
ขั้นตอนที่ 1: ขั้นตอนการเตรียมข้อมูล
- หลังจากเข้าสู่ระบบ FlowAccount สามารถทำการเลือกที่เมนู เลือกแอปพลิเคชัน และกด Payroll เพื่อเข้าสู่ระบบเงินเดือน
- กดเข้าไปที่เมนู ‘รายชื่อพนักงาน’
- คลิกที่ ‘นำเข้าพนักงาน’
- กดดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตได้ที่หน้านี้ เพื่อเตรียมข้อมูลพนักงานที่จะนำเข้าสู่ระบบ หลังจากเตรียมข้อมูลในไฟล์ Excel เสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถคลิก ‘เลือกไฟล์’ เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการจะนำเข้าได้เลย
- หากไฟล์ที่นำเข้า ถูกต้องตามเกณฑ์ จะสามารถกด ‘ถัดไป’ เพื่อเข้าสู่ขั้นตอน ‘ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล
- ไฟล์ที่ไม่สามารถนำเข้าได้เนื่องจาก
- เทมเพลตไม่ถูกต้อง
- ไฟล์มีจำนวนพนักงานเกิน 500 พนักงาน
- ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง ( รองรับเฉพาะ .csv, .xls, .xlsx)
- ไฟล์มีขนาดใหญ่กว่า 5MB
จะมีการแจ้งเตือนตามข้อเงื่อนไขที่ไฟล์ไม่ผ่านการตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 2 : ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล
- หลังจากนำไฟล์เข้ามา สามารถกด ‘ตรวจสอบข้อมูล’ ก่อนนำไฟล์เข้าสู่ระบบ
- หากไฟล์มีข้อผิดพลาด ระบบของเราจะแสดง บรรทัดที่มีข้อผิดพลาด และ ประเภทของข้อผิดพลาด
- หากต้องการ แก้ไขข้อมูล ให้ถูกต้องเพื่อนำเข้า ให้กด ‘แก้ไขข้อมูล’
เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ให้กด ‘ตรวจสอบข้อมูล’ อีกครั้ง
- หากข้อมูลของไฟล์ ที่นำเข้า ไม่มีข้อผิดพลาดจะสามารถ นำเข้าพนักงาน โดยการกด ‘ยืนยัน’ เพื่อดำเนินการ นำเข้าพนักงาน
- หากไม่ต้องการเเก้ไขรายการผิดพลาดเพิ่มเติม สามารถนำเข้ารายการบางส่วนได้เลย
กดยืนยันเพื่อ ‘นำเข้าบางส่วน’
- หลังจากนำเข้าพนักงานเสร็จสิ้น สามารถดาวน์โหลดไฟล์ออกมาตรวจสอบได้ที่ประวัติไฟล์ หรือ แถบสถานะนำเข้า โดยการคลิกที่จำนวนของ ‘บันทึกสำเร็จ’
ขั้นตอนที่ 3 : การนำเข้าสู่ระบบและดาวน์โหลดไฟล์แสดงผล
- หลังจากกด ‘ยืนยัน’ ระบบจะเริ่มทำการนำเข้าพนักงานทันที, สถานะของการนำเข้าพนักงานจะแสดงขึ้นทางด้านล่างขวามือ
ตัวอย่างการนำเข้าที่สำเร็จ
หากต้องการดาวน์โหลด Excel ที่ทำการอัปโหลดไปแล้วสามารถ คลิก ‘ดูลายละเอียด’, หรือ ‘อัปโหลดและบันทึกสำเร็จ’
ผู้ใช้สามารถ คลิกที่ ‘จำนวนที่บันทึกสำเร็จ/จำนวนพนักงานทั้งหมด’ เพื่อดาวน์โหลด ไฟล์ Excel ได้เลย
- หากสถานะการนำเข้าแสดง ‘อัปโหลดและบันทึกสำเร็จบางส่วน’ ผู้ใช้สามารถกด ‘ลองอีกครั้ง’ เพื่อนำเข้าพนักงานที่ไม่สำเร็จ.
ผู้ใช้สามารถนำเข้าใหม่ โดยกด ‘ลองอีกครั้ง’ ได้ทั้งหมด 3 ครั้งเท่านั้น
หากสถานะการนำเข้ายังแสดงเป็น อัปโหลดสำเร็จเพียงบางส่วน, ผู้ใช้สามารถ คลิกที่ ‘จำนวนที่บันทึกสำเร็จ/จำนวนพนักงานทั้งหมด’ เพื่อดาวน์โหลด ไฟล์ Excel ที่จะแสดงสถานะการอัปโหลดอยู่ และนำเข้าไฟล์นั้นใหม่อีกครั้ง เพื่อนำเข้าข้อมูลพนักงานครั้งถัดไป
เรื่องที่ควรรู้
- ประเภทไฟล์ที่รองรับ
- .csv
- .xls
- .xlsx
- ข้อแนะนำในการกรอกข้อมูล
- คำนำหน้าชื่อ ควรใช้ตามในตัวเลือกในเทมเพลตเท่านั้น
- สำหรับบางคอลัมน์ ที่มีตัวเลือก ควรใช้ตัวเลือกในเทมเพลตเท่านั้น
- หากไม่ใช้ตัวเลือกในคอลัมน์ ข้อมูลจะไม่ผ่านการตรวจสอบ
- หากมีข้อสงสัยในการกรอกข้อมูลในเทมเพลต สามารถเปิดแถบ ‘เงื่อนไข’ ในเทมเพลต Excel จะมีรายละเอียดในการกรอกข้อมูลพนักงานอยู่
- ไม่ควรใส่ตัวอักขระพิเศษลงใน ชื่อ, นามสกุล เช่น ( @, -, $, &, *, ~, /, \ )
- ไม่ควรปรับเปลี่ยนคอลัมน์ในเทมเพลตไฟล์นำเข้า
- ไม่ควรมีแถบข้อมูลอื่นๆ อยู่ในไฟล์เทมเพลตการนำเข้า
- ข้อมูลที่จำเป็นต้องเลือกจากเมนู Drop-down ที่มีให้ในเทมเพลต
- คำนำหน้าชื่อ
- ที่อยู่บัตรประชาชน
- ประเภทพนักงาน
- สิทธิ์ประกันสังคม
- ช่องทางการรับชำระ
- ธนาคาร
- ประเภทบัญชี
- แผนกพนักงาน
- หากต้องการสร้างใหม่ จำเป็นต้องกรอก “รหัสแผนก” และ “ชื่อแผนก”
- หากมีแผนกอยู่ในระบบอยู่แล้ว จำเป็นต้องกรอก “รหัสแผนก” และ “ชื่อแผนก” ให้ตรงกับในระบบ
- ข้อจำกัดการนำเข้า
- การนำเข้าพนักงานใน 1 ครั้ง จะจำกัดจำนวนพนักงานอยู่ที่ 500 พนักงานเพียงเท่านั้น
- แพ็กเกจที่สามารถใช้ได้
- Free
- Standard
- Pro
- Pro Business
- สิทธิ์ผู้ใช้
- เจ้าของกิจการ – Owner
- สำนักงานบัญชี – Accounting Firm
- นักบัญชี และ ธุรการ – Accountant and Office Admin
- ผู้จัดการฝ่ายบุคคล – HR Manager