1. Home
  2. นำเข้ารายงานสรุปยอดขาย
  3. วิธีการนำเข้ารายการขายสู่ระบบ FlowAccount

วิธีการนำเข้ารายการขายสู่ระบบ FlowAccount

การนำเข้ารายการขายด้วยเทมเพลตที่สร้างเอง (Custom Template)

  • ฟังก์ชันนี้ช่วยในการนำเข้าไฟล์รายการขายที่มาจากโปรแกรมขายหน้าร้านต่างๆหรือ ไฟล์ที่อยู่ในรูปแบบตาราง โดยผู้ใช้งานสามารถกำหนดข้อมูลที่ต้องการให้ออกในเอกสารขายเงินสดได้ด้วยตนเอง
  • เพิ่มความสะดวกสำหรับธุรกิจที่มีการขายสินค้าหรือบริการผ่านโปรแกรมหน้าร้านต่างๆ ให้สามารถตรวจสอบภาพรวมยอดขายผ่านระบบ FlowAccount
  • หลังนำเข้าข้อมูล ระบบจะสร้างเอกสารขายเงินสด (Cash Invoice: CA) ให้อัตโนมัติ 
  • รองรับเฉพาะไฟล์สกุล .csv, .xls และ .xlsx และมีขนาดไฟล์ไม่เกิน 5 MB เท่านั้น

ขั้นตอนการสร้างเทมเพลมใหม่และการนำเข้ารายการขาย

1.เข้าสู่ระบบ FlowAccount

2. ไปที่หน้าเอกสารขาย > เลือกขายเงินสด > จากนั้นกดปุ่ม “อัพโหลดไฟล์”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

3.เลือก “สร้างเทมเพลตใหม่” > กด “แนบไฟล์” เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า > จากนั้นกดปุ่ม “ถัดไป”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: กรณีต้องการแก้ไขไฟล์ที่จะนำเข้าหลังจากเลือกไฟล์รอบแรกไปแล้ว สามารถกดที่ “เลือกไฟล์ใหม่”

4.เลือกรูปแบบวันที่ให้ตรงกับข้อมูลที่นำเข้า และเลือกระบุปีเป็นปี ค.ศ. หรือ พ.ศ.

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

5.กำหนดหัวคอลัมน์สำหรับออกข้อมูลในเอกสาร สำหรับการกำหนดหัวคอลัมน์ผู้ใช้งานจำเป็นต้องกำหนดคอลัมน์สำหรับ “วันที่เอกสาร” และ “ราคาต่อหน่วย” โดยจะสังเกตได้จากสัญลักษณ์เครื่องหมายถูกที่ด้านล่างของตาราง และหากคอลัมน์ไหนไม่ต้องการนำเข้าข้อมูลต้องระบุเป็น “ไม่นำเข้า”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: ผู้ใช้งานจำเป็นต้องกำหนดหัวคอลัมน์ให้ครบทุกคอลัมน์ที่มี จึงจะสามารถทำการบันทึกเทมเพลตได้ โดยห้ามเลือกหัวเอกสารซ้ำกัน ยกเว้นหัวคอลัมน์ที่เป็น “ไม่นำเข้า”

การเลือกหัวคอลัมน์ Custom Import สำหรับออกเอกสารขายเงินสด

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: กรณีเลขที่เอกสารที่อ้างอิงเป็นหมายเลขเลขเดียวกัน แต่มีข้อมูลวันที่, พนักงานขาย, ชื่อลูกค้า, เลขที่ผู้เสียภาษี, ที่อยู่, สาขา ต่างกัน ระบบจะไม่สามารถทำการบันทึกเอกสารได้ ผู้ใช้งานจะต้องดำเนินการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ให้ถูกต้องแล้วจึงนำเข้าไฟล์ใหม่

ตัวอย่าง

  • ไฟล์ที่นำเข้า
  • เอกสารขายเงินสด
FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

6.ระบุหมายเลขแถวที่เริ่มต้นของหัวคอลัมน์

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

7.ระบุชื่อสินค้าที่ต้องการให้แสดงในเอกสาร

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

8.กรณีเป็นธุรกิจจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ระบบจะแสดงช่องสำหรับระบุเลือกประเภทราคาขายเป็นแบบ “รวมภาษี” หรือ “ไม่รวมภาษี”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

9.กดปุ่ม “ถัดไป” เพื่อบันทึกเทมเพลต

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

10.ระบุชื่อเทมเพลตที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม “บันทึกเทมเพลต” หากไม่ต้องการบันทึกเทมเพลตสำหรับใช้งานในครั้งถัดไป กดปุ่ม “ไม่บันทึกเทมเพลต”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: กรณีระบุชื่อเทมเพลตซ้ำกับเทมเพลตที่เคยสร้างไว้แล้ว ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม “ยืนยันการบันทึก” เพื่อบันทึกแทนที่เทมเพลตที่มีอยู่ก่อนหน้า หรือกด “ยกเลิก” เพื่อแก้ไขชื่อเทมเพลตที่ต้องการสร้างใหม่
FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

11.ระบบแสดงหน้าจอตรวจสอบความถูกต้อง โดยจะแสดงรูปแบบตามที่มีการบันทึกเทมเพลตไว้ สำหรับคอลัมน์ที่กำหนดเป็น “ไม่นำเข้า” จะไม่แสดงในหน้าจอนี้

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale
FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

12.ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยผู้ใช้งานสามารถนำเข้าระบบเพื่อสร้างเอกสารได้ครั้งละ 1000 รายการเท่านั้น > จากนั้นกดปุ่ม “ตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้า” 

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: กรณีพบข้อผิดพลาด ผู้ใช้งานต้องดำเนินการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ให้ถูกต้องก่อนอัพโหลดไฟล์อีกครั้ง

13.กดปุ่ม “ยืนยันการบันทึกเอกสาร” เพื่อยืนยันการบันทึกเอกสารทั้งหมด ในการบันทึกเอกสารระบบจะกำหนดชื่อลูกค้าเป็น “Case Sales / ขายเงินสด” และกำหนดชื่อสาขาเป็น “สำนักงานใหญ่” เพื่อให้ข้อมูลเอกสารครบถ้วน

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

14.กดปุ่ม “ตกลง” เพื่อกลับไปยังหน้าจอขายเงินสด

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

การเรียกใช้งานเทมเพลตที่ถูกสร้างไว้แล้ว

1.เข้าสู่ระบบ FlowAccount

2.ไปที่หน้าเอกสารขาย > เลือกขายเงินสด > จากนั้นกดปุ่ม “อัพโหลดไฟล์”

3.เลือกที่ชื่อเทมเพลตที่เคยสร้างไว้ > กด “แนบไฟล์” เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า > จากนั้นกดปุ่ม “ถัดไป”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: สามารถเลือกอัพโหลดไฟล์ใหม่ได้โดยกด “เลือกไฟล์ใหม่”

4.ระบบแสดงรูปแบบตามที่มีการบันทึกเทมเพลตไว้ก่อนหน้า

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
หมายเหตุ: ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขรูปแบบวันที่ให้ตรงกับข้อมูลที่นำเข้าได้ โดยการเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อรายการนำเข้าปัจจุบันเท่านั้น

5.ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยผู้ใช้งานสามารถนำเข้าระบบเพื่อสร้างเอกสารได้ครั้งละ 1000 รายการเท่านั้น > จากนั้นกดปุ่ม “ตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้า” 

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย

6.กดปุ่ม “ยืนยันการบันทึกเอกสาร” เพื่อยืนยันการบันทึกเอกสารทั้งหมด ในการบันทึกเอกสารระบบจะกำหนดชื่อลูกค้าเป็น “Case Sales / ขายเงินสด” และกำหนดชื่อสาขาเป็น “สำนักงานใหญ่” เพื่อให้ข้อมูลเอกสารครบถ้วน

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

7.กดปุ่ม “ตกลง” เพื่อกลับไปยังหน้าจอขายเงินสด

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

การตรวจสอบสถานะการบันทึกเอกสาร

ในหน้าขายเงินสด สามารถตรวจสอบความคืบหน้าหลังยืนยันการบันทึกเอกสารได้จากแถบสีเทาที่มุมล่างขวา โดยสามารถกด “ ^ ” เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
หมายเหตุ: แถบสีเทาจะแสดงความคืบหน้าการอัพโหลดไฟล์เฉพาะผู้ใช้ที่ทำการนำเข้าข้อมูล

เมื่ออัพโหลดไฟล์สำเร็จ สามารถตรวจสอบสถานะการอัพโหลดและบันทึกได้ โดยกดที่ สัญลักษณ์การแจ้งเตือน > เลือกแถบ “ประวัติไฟล์”

FlowAccount
นำเข้ารายการขาย
Custom Template
นำเข้ายอดขาย
ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

ประวัติการนำเข้าไฟล์

  • สถานะของไฟล์ที่อัพโหลด จะแบ่งออกเป็น 2 กรณี คือ

1. ไฟล์ที่อัพโหลดสามารถบันทึกเอกสารได้ทั้งหมด ระบบจะแสดงข้อความ “บันทึกเอกสารสำเร็จ” ผู้ใช้งานสามารถดูเอกสารที่ได้จากการนำเข้ารายการขายได้ที่เมนูขายเงินสด

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

2. ไฟล์ที่อัพโหลดบันทึกเอกสารสำเร็จเพียงบางส่วน โดยผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดรายการที่บันทึกไม่สำเร็จและนำเข้าใหม่ได้ทันที สำหรับรายการที่นำเข้าสำเร็จ ผู้ใช้งานสามารถดูเอกสารที่สำเร็จได้ที่เมนูขายเงินสด

FlowAccount
Upload 
Custom Template
Import Sale

คำถามที่พบบ่อย

สามารถแก้ไขข้อมูลหลังการอัพโหลดได้หรือไม่

  • ก่อนยืนยันการบันทึกเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลที่ไฟล์ต้นทางให้เรียบร้อย จากนั้นกด “เลือกไฟล์ใหม่” เพื่อทำการอัพโหลดเอกสารใหม่
  • กรณีต้องการแก้ไขข้อมูลหลังการยืนยันการบันทึกเอกสาร (ระบบสร้างเอกสารขายเงินสดแล้ว) ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปที่ หน้าเอกสารขาย > ขายเงินสด > เลือกเอกสารที่ต้องการแก้ไข และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ซึ่งการแก้ไขข้อมูลนี้จะส่งผลต่อการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันรับ

บันทึกตัดสต็อกสินค้าได้หรือไม่
ปัจจุบันการนำเข้ารายการขายจะสร้างเป็นสินค้าประเภทบริการเท่านั้น โดยจะเหมาะกับธุรกิจประเภทร้านอาหาร งานบริการ งานที่ปรึกษา 

เอกสารขายเงินสดที่ได้มาจากการอัพโหลด จะบันทึกการรับชำระเงินให้อัตโนมัติหรือไม่
ปัจจุบันเอกสารขายเงินสดที่ได้มาจากการอัพโหลด จะยังไม่ถูกบันทึกรับชำระเงิน (แสดงสถานะ “รอดำเนินการ”) ผู้ใช้งานจำเป็นต้องทำการบันทึกการรับชำระเงินด้วยตนเอง

ลบเอกสารขายเงินสดที่มาจากการอัพโหลด ได้หรือไม่
ผู้ใช้งานสามารถเลือกลบเอกสารได้ทีละรายการ โดยจะต้องเริ่มต้นลบจากรายการเอกสารใบล่าสุดของเดือนลงไปเท่านั้น ไม่สามารถเลือกลบเอกสารระหว่างรายการได้ เนื่องจากการลบเอกสารระหว่างรายการจะทำให้เลขที่เอกสารไม่ต่อเนื่อง

Updated on June 27, 2022

Was this article helpful?

Related Articles