ตำแหน่ง “พนักงานฝ่ายบุคคล (HR Admin)” คืออะไร?
ตำแหน่ง พนักงานฝ่ายบุคคล (HR Admin) มีบทบาทสำคัญในการแบ่งเบาภาระงานของผู้ทำเงินเดือน (Payroll Officer) โดยได้รับสิทธิ์ให้เข้าถึงและบริหารจัดการข้อมูลพื้นฐานของพนักงานได้ เช่น ข้อมูลส่วนตัว แผนก และตำแหน่งงาน
อย่างไรก็ตาม HR Admin จะถูกจำกัดการเข้าถึงข้อมูลทางการเงิน และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน เพื่อรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องแม่นยำ
นอกจากนี้ ข้อมูลทั้งหมดที่สร้างหรือปรับปรุงโดยพนักงานฝ่ายบุคคล จะต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติสถานะโดย ผู้จัดการฝ่ายบุคคล (HR Manager) หรือผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่า ก่อนที่จะถูกนำไปใช้ในการคำนวณและดำเนินการจ่ายเงินเดือนในแต่ละรอบ
วิธีการตั้งค่าผู้ใช้งานตำแหน่งพนักงานฝ่ายบุคคล (สำหรับ Owner / HR Manager)
- ไปที่ การตั้งค่าธุรกิจ (My Company)
- คลิก ตั้งค่าผู้ใช้งาน
- คลิก เพิ่มผู้ใช้งานใหม่
- กรอก อีเมลผู้ใช้งาน
- เลือก ตำแหน่ง: พนักงานฝ่ายบุคคล (HR Admin)
- กด ส่งอีเมลเชิญผู้ใช้งาน
สิทธิ์การเข้าใช้งานของตำแหน่งพนักงานฝ่ายบุคคล
สิทธิ์การเข้าใช้งานระบบ Payroll ถูกกำหนดให้สามารถเข้าถึงเฉพาะ 3 เมนู ดังนี้
- ภาพรวมพนักงาน (Dashboard)
- แสดงเฉพาะพนักงานที่มีสถานะ “พนักงาน” เท่านั้น
- พนักงานในสถานะ “รอเริ่มงาน” จะยังไม่ถูกรวมในจำนวนสรุป
- แสดงเฉพาะพนักงานที่มีสถานะ “พนักงาน” เท่านั้น
- รายชื่อพนักงาน (Employee List)
- สามารถ สร้างหรือแก้ไขข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน ได้เท่านั้น เช่น ชื่อ-นามสกุล ข้อมูลติดต่อ แผนก และตำแหน่งงาน
- สามารถ ลบข้อมูลได้เฉพาะพนักงานที่อยู่ในสถานะ “รอเริ่มงาน” (Hiring)
- ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหรือแก้ไขข้อมูลทางการเงินทุกประเภท
- ไม่มีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงสถานะการจ้างงานของพนักงาน
- สามารถ สร้างหรือแก้ไขข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน ได้เท่านั้น เช่น ชื่อ-นามสกุล ข้อมูลติดต่อ แผนก และตำแหน่งงาน
- แผนกพนักงาน (Department)
- สามารถ สร้างแผนกใหม่ได้ขณะเพิ่มพนักงาน
- เมื่อสร้างแล้ว ไม่สามารถลบหรือแก้ไขแผนกได้ (View Only)
- สามารถ สร้างแผนกใหม่ได้ขณะเพิ่มพนักงาน
การสร้างข้อมูลพนักงานใหม่
การสร้างพนักงานใหม่ในระบบ ถูกกำหนดให้ดำเนินการได้ด้วยวิธี การป้อนข้อมูลทีละรายบุคคลเท่านั้น
โดยไม่มีสิทธิ์ในการ นำเข้าข้อมูลพนักงาน (Import) ในรูปแบบไฟล์
ข้อจำกัดในการเข้าถึงข้อมูล
พนักงานฝ่ายบุคคลจะไม่สามารถมองเห็นหรือแก้ไขข้อมูลในส่วนต่อไปนี้ได้
- ข้อมูล เงินเดือน
- ข้อมูล รายการปรับเพิ่ม/ปรับลดประจำ
- ข้อมูล ภาษี / ประกันสังคม
สถานะของพนักงาน (Employee Status)
มีทั้งหมด 3 สถานะ ได้แก่
- รอเริ่มงาน (Hiring)
- แสดงให้เห็นว่าข้อมูลพนักงานกำลังอยู่ระหว่างการเตรียมการในระบบ
- ข้อมูลในสถานะนี้จะยังไม่ถูกนับรวมในรายงานสรุปพนักงาน หรือโครงสร้างแผนก
- จะยัง ไม่ถูกนำเข้าสู่ระบบเงินเดือน
- พนักงานฝ่ายบุคคลสามารถ ลบข้อมูลได้เฉพาะในสถานะนี้เท่านั้น
- แสดงให้เห็นว่าข้อมูลพนักงานกำลังอยู่ระหว่างการเตรียมการในระบบ
- พนักงาน (Employed)
- พนักงานที่อยู่ในสถานะทำงานปกติ
- จะถูกนำเข้าระบบการทำเงินเดือนโดยอัตโนมัติ
- พนักงานที่อยู่ในสถานะทำงานปกติ
- พ้นสภาพ (Terminated)
- พนักงานที่สิ้นสุดสภาพการจ้างงาน (ลาออก / เลิกจ้าง / เกษียณอายุ)
- จะไม่ถูกนำเข้าระบบเงินเดือนรอบถัดไป
- ยังคงแสดงในรายชื่อพนักงานเพื่อเก็บเป็นประวัติเท่านั้น
- HR Admin ไม่สามารถลบหรือเปลี่ยนสถานะนี้ได้
- พนักงานที่สิ้นสุดสภาพการจ้างงาน (ลาออก / เลิกจ้าง / เกษียณอายุ)
หมายเหตุ:
การเปลี่ยนสถานะพนักงาน (Hiring → Employed / Employed → Terminated)
สามารถทำได้เฉพาะ HR Manager หรือผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่าเท่านั้น
เงื่อนไขที่ควรทราบ
- เมื่อพนักงานฝ่ายบุคคลสร้างข้อมูลพนักงานใหม่ ระบบจะกำหนดสถานะเริ่มต้นเป็น “รอเริ่มงาน” (Hiring) โดยอัตโนมัติ
- หน้าภาพรวม (Dashboard) แสดงเฉพาะพนักงานที่มีสถานะ “พนักงาน” (Employed) เท่านั้น
- ในส่วนของ “ตั้งค่าแผนก” สถานะ “รอเริ่มงาน” จะ ไม่นับรวมในจำนวนพนักงานของแผนก
- สามารถค้นหาพนักงานได้ตามสถานะ (รอเริ่มงาน / พนักงาน / พ้นสภาพ)
- เฉพาะพนักงานสถานะ พนักงาน (Employed) เท่านั้น ที่จะถูกดึงเข้ารอบเงินเดือน
- พนักงานฝ่ายบุคคล ไม่มีสิทธิ์ในการเปลี่ยนสถานะพนักงาน
แพ็กเกจที่รองรับ
- Pro
- Pro Business