สถานการณ์เศรษฐกิจ และไวรัสโควิด-19 ไม่เอื้อต่อการดำเนินธุรกิจของคุณในช่วงนี้ใช่ไหมครับ  

บางทีเราอาจฟังข่าว หรือประเมินจากภาพรวมเศรษฐกิจทั้งหมด ทำให้เรารู้สึกไปได้ว่าธุรกิจของเรากำลังแย่ ดังนั้นเมื่อกลับมามองธุรกิจตัวเองดีๆ ก่อนหน้านี้คุณอาจมีความคิดอยากปรับโครงสร้างบริษัท แต่ก็ทำตอนที่ยังอยู่ในจังหวะขายดีไม่ได้ 

แต่เมื่อถึงจังหวะที่ลูกค้าน้อยแล้ว นี่เป็นโอกาสที่ดีในการพลิกวิกฤติให้คุณกลับมาสำรวจธุรกิจของตัวเองครับ 

แล้วจะมีอะไรบอกได้ว่าตอนนี้ธุรกิจของคุณกำลังอยู่ในสถานะไหน ลองดูจาก 3 สัญญาณธุรกิจ นี้เลยครับ

ลูกค้าน้อยลง

สำรวจตัวเองให้ดีว่าที่ลูกค้าน้อยลงนั้นจริงหรือเปล่า โดยดูจาก

1. เกิดขึ้นจากการมองเห็นด้วยตาจริงๆ เทียบกับคู่แข่งแล้วเราน้อยกว่าจริง
2. มีข้อมูลลูกค้าเพียงพอในการวิเคราะห์และประเมินหรือไม่ 

คำถามนี้เจ้าของธุรกิจหลายคนตอบไม่ได้ เพราะไม่เคยมีการเก็บฐานข้อมูลลูกค้าเลย จึงไม่มีข้อมูลในการตัดสินใจเพียงพอ สิ่งที่เกิดตามมาขึ้นคือ คุณใช้ความรู้สึกตัดสินใจแทนว่าเมื่อก่อนเราเคยยุ่งกว่านี้ แต่ตอนนี้เรามีเวลาว่างมากกว่าเดิม ก็อาจทำให้ประเมินสถานการณ์ไม่ตรงตามความจริงได้

ถ้าเจ้าของธุรกิจเริ่มเก็บข้อมูล ก็จะเริ่มวิเคราะห์ธุรกิจได้ว่าจริงๆ แล้วเรามีลูกค้าน้อยลงจริงหรือเปล่า โดยนำข้อมูลมาเปรียบเทียบสถานการณ์ในช่วงเวลาเดียวกันของปีก่อนเพื่อประเมินสถานการณ์ในอนาคต 

ยกตัวอย่าง ทำธุรกิจขายดอกกุหลาบ ซึ่งเป็นสินค้าที่ขายดีประจำเทศกาล ก็ไม่ควรมองว่ายอดขายของเดือนกุมภาพันธ์ดีกว่าเดือนมกราคม แต่ให้นำยอดขายดอกกุหลาบของเดือนกุมภาพันธ์ปีนี้เปรียบเทียบกับเดือนกุมภาพันธ์ปีที่แล้ว เป็นต้น

วิธีการเก็บข้อมูลค้า คุณควรหาเครื่องมือมาช่วยในการเก็บข้อมูล ซึ่งหากคุณใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ก็สามารถดูรายงานยอดขายจากเมนูแดชบอร์ด ซึ่งจะแยกรายงานยอดขายตามสินค้า เพื่อบอกว่าสินค้าตัวไหนขายดี หรือรายงานยอดขายตามลูกค้า เพื่อบอกว่าลูกค้าเจ้าไหนที่ซื้อสินค้ากับเราบ่อยๆ ให้อัตโนมัติ

เวลาเอารายงานไปใช้งาน ให้ดาวน์โหลดไฟล์ออกมาจากในระบบ FlowAccount และวิเคราะห์ข้อมูลดู จะทำให้คุณรู้ว่า จะต้องทำอะไรต่อไป ยกตัวอย่าง หากต้องการทำโฆษณาใน Facebook คุณก็ต้องหาก่อนว่าจะทำโฆษณากับลูกค้ากลุ่มไหน เพราะถ้าคุณไม่มีฐานข้อมูลลูกค้า คุณก็จะทำโฆษณาหาลูกค้าไม่ถูกคน ไม่ถูกที่ 

หรืออีกกรณีคือ ลูกค้าที่เป็นสมาชิกใกล้ถึงวันครบกำหนดการเป็นสมาชิก คุณก็สามารถใช้ข้อมูลลูกค้าในการชักชวนให้ต่ออายุ  หรือให้โปรโมชั่นในการต่อสมาชิกได้ เป็นต้น เพราะสิ่งที่ห้ามหยุดทำในตอนนี้คือ การทำมาร์เก็ตติ้งครับ แต่ให้ทำอย่างถูกจุด และ Save Cost ให้มากที่สุดครับ

สภาพการเงินไม่คล่อง 

ไม่ว่าจะเป็น เงินไม่พอใช้ เงินตึง มีเงินไม่พอจ่าย ก็ต้องมาดูเงินเข้า-เงินออกของกิจการ ซึ่งถ้าเงินออกมากกว่าเงินเข้า แปลว่าสภาพคล่องไม่ดี

จึงเป็นหน้าที่ที่เจ้าของธุรกิจต้องตรวจสอบว่า ธุรกิจที่ทำอยู่มีรายได้และรายจ่ายจากทางไหนบ้าง เช่น การแปะรายการจ่ายเข้าไปในปฎิทินแต่ละเดือน จะได้เตรียมเงินไว้ให้พร้อม ถ้าสามารถทำตรงนี้ได้สัก 1 เดือน ก็จะประมาณการได้แล้วว่าคุณมีรายการอะไรที่ต้องจ่ายบ้าง 

การประมาณการรายจ่ายตรงนี้สำคัญมากต่อสภาพคล่อง โดยเฉพาะพวกรายจ่ายประจำ เช่น เงินเดือน ค่าเช่าที่ ค่าใช้จ่ายการทำการตลาดต่างๆ พวกนี้ประมาณการได้แน่นอน เจ้าของธุรกิจต้องคอยดูตรงนี้ว่าจ่ายแล้วเหมาะสมไหม และคุ้มหรือเปล่า

ส่วนด้านรายได้ จะประมาณการได้ยากกว่าว่าเงินจะเข้ามาเมื่อไหร่ ขายของวันนี้ได้ ก็ไม่ได้แปลว่าจะขายของวันนี้ได้เหมือนกัน ดังนั้นควรแบ่งบัญชีไว้เลย ว่าเป็นบัญชีสำหรับขายของ ให้โอนเงินเข้าบัญชีนี้เท่านั้น หรือขายของแบบรับเงินสดให้เข้าบัญชีนี้ คุณจะได้รวบรวมทางเข้าของเงินที่จะเข้ามาและประมาณการรายได้ได้ ก็จะตอบตัวเองได้แล้วว่ากิจการของเรามีรายรับรายจ่ายประมาณไหน

ข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ดี จะทำให้เราเห็นการจัดการที่ชัดเจนมากขึ้น ตอบได้เลยว่า เงินเข้าหรือเงินออกเท่าไร ซึ่งคุณสามารถใช้แผนภูมิกราฟ ในหน้าแดชบอร์ดของ FlowAccount ในการประมาณการรายได้และรายจ่ายของกิจการได้ โดยกราฟจะแสดงผลเปรียบเทียบระหว่างรายได้และรายจ่ายเบื้องต้นให้อัตโนมัติ ทำให้เห็นเทรนด์ของกิจการว่าช่วงไหนเป็นช่วงขาขึ้น และช่วงไหนเป็นช่วงขาลง 

กิจการขาดทุน

ต้องถามตัวเองก่อนเหมือนกันว่าขาดทุนจากอะไร เพราะขายของขาดทุน กับไม่มีเงินสดมันคนละเรื่องกัน 

ยกตัวอย่าง ซื้อของมา 100 บาท ขายได้ 80 บาท แบบนี้เรียกขาดทุน แต่ถ้าซื้อของมา 100 บาท ขายได้ 200 บาท นี่คือกำไร แต่เก็บเงินไม่ได้ตามเวลา เพราะเงินกว่าจะเข้าก็อีกเดือนหนึ่ง ในขณะที่ต้องจ่ายเงินค่าของที่ซื้อมาขายแล้ว แบบนี้เรียกว่า เงินจ่ายก่อนเงินเข้า หรือขาดสภาพคล่อง เงินไม่พอใช้ ต้องแยกพิจารณาให้ดีครับ ถ้ากำไรต่ำกว่าต้นทุนคงที่ (ค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายประจำ) แบบนี้ยังไงก็ไม่รอดแน่นอน 

อีกเรื่องหนึ่งที่ต้องระวัง คือพอเห็นเพื่อนๆ หรือคู่แข่งออกโปรโมชั่นแรงๆ ยิ่งซื้อเยอะ ยิ่งลด ก็เลยทำโปรโมชั่นบ้างจนลืมตัว กลายเป็นว่าขายของขาดทุนโดยไม่ได้ตั้งใจ แบบนี้ก็มีครับ

ดังนั้นคำแนะนำคือ คิดต้นทุนให้ครบ คิดค่าบริหารจัดการต่างๆ ให้ดี และต้องรู้เงินในกระเป๋าที่มี 

ซึ่งก็มาจากการมีข้อมูลที่ดีนั่นเองครับ 

ทดลองใช้โปรแกรมบัญชีฟรีที่นี่